Het ophalen van voldoende en correcte duurzaamheidsdata is cruciaal voor een succesvolle duurzaamheidsstrategie. Betrouwbare data maakt het mogelijk om je voortgang op duurzaamheidsdoelstellingen en activiteiten te monitoren, managen en er over te rapporteren. Echter, het verzamelen van data van verschillende bronnen kan een belastende taak lijken. Waar begin je? Hoe zorg je ervoor dat iedereen betrokken is bij het proces? Ontdek hoe je kan beginnen met het verzamelen van duurzaamheidsdata met deze 5 tips!
1. Maak een roadmap en communiceer deze met je stakeholders.
Rome is niet op één dag gebouwd. Alles heeft zijn tijd nodig. Dit geldt ook voor het starten met het verzamelen van data. Je kan niet alles in één keer meenemen. Tegelijkertijd wil je wel betrokkenheid creëren bij je stakeholders, zodat zij weten wat ze kunnen verwachten en wat er van hen verwacht wordt. Een transparante roadmap met duidelijke, haalbare doelen en milestones zorgt ervoor dat jouw stakeholders betrokken zijn vanaf het begin in het proces van data verzameling.
Door deze roadmap te delen met je stakeholders laat je zien dat jouw organisatie gestart is met haar duurzaamheidsstrategie en wordt de voortgang van de duurzaamheidsstrategie tastbaar gemaakt. Daarnaast erken je door een roadmap te maken en te communiceren dat je niet alles in één keer kan meenemen maar dat dataverzameling een voortdurend proces is. Het doel is om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen, zowel bij de interne als externe stakeholders.
2. Start met tussenpersonen, maar vergeet het einddoel niet!
Data verzameling begint met het in kaart brengen van alle verschillende databronnen op het laagste niveau en deze weten te verzamelen in één enkel systeem. Vaak wordt de sustainability manager of financial controller deze taak toegewezen: zij snappen hoe ze om moeten gaan met data, deadlines en weten hoe ze kwaliteit van data kunnen verzekeren. Het is daarom een goede start om met zulke “tussenpersonen” tussen databronnen en systemen te starten.
Alhoewel dit een goede start is moet het einddoel niet vergeten worden: automatisch, verbonden, en auditeerbaar! Uiteindelijk wil je een directe link creëren die data vanaf de bron automatisch integreert in het systeem en meeneemt in rapportage. Op deze manier hou je ook meer tijd over om data te analyseren (in plaats van te verzamelen) en hierop in te spelen!
3. Betrek IT in het proces.
Veel data wordt al verzameld in je organisatie. Maar welke data precies? Deze vraag kan de IT-afdeling voor jou beantwoorden! Welke data wordt al geanalyseerd? Welke niet? Hoe kunnen we alle data gebruiken die voorheen wellicht als oninteressant werd beschouwd?
Betrek IT en hun kennis. Zij weten welke data verzameld wordt, waar deze opgeslagen wordt, in welke format, systemen en nog veel meer. Zij zullen een belangrijke rol spelen in het proces om data op een inzichtelijke manier te verzamelen en in kaart te brengen.
4. Betrek inkoop eveneens!
Veel duurzaamheidsdata zal van buiten de organisatie moeten komen. Afval, elektriciteit, transport en nog vele andere soorten data wordt geregistreerd bij de leveranciers. Dus, wanneer nieuwe leveranciers geselecteerd worden of huidige contracten opnieuw onderhandeld worden, is het van belang dat toelevering van data meegenomen wordt in de onderhandeling.
De inkoopafdeling van je organisatie is het beste in staat dit proces te begeleiden! Betrek inkoop zo vroeg mogelijk, zodat duurzaamheid en data altijd meegenomen wordt in het onderhandelingsproces. Streef ernaar om in elk contract een paragraaf mee te nemen over het delen van (footprint) data van je leveranciers!
5. Performance Management systemen zijn een goede start, maar creëer een lange-termijn visie gericht op automatisering.
De meeste organisaties hebben al een Performance Management systeem in gebruik. Dit kan een uitstekend beginpunt zijn voor het verzamelen van non-financial data. Het gebruik van je huidige Performance Management systeem heeft vele voordelen: het heeft al een structuur met bruikbare functies zoals datacollectie, workflows, berekeningen en rapporteren. Daarbovenop zorgt het voor integratie met andere (financiële) data in hetzelfde systeem, zodat je één bron hebt met alle benodigde informatie voor rapportage.
Hoe verder je bent in je duurzaamheids-roadmap (zie tip 1!), hoe meer duurzaamheid specifieke functionaliteiten je nodigt zult hebben in het systeem: CO2eq calculaties, UOM-conversies, framework support, en nog veel meer.
Zodra je dit punt bereikt voldoet een Performance Management systeem niet meer aan je vereisten. Op de lange termijn zal je tegen problemen oplopen. Veel functionaliteiten zoals zojuist besproken zal de IT-afdeling zelf moeten bouwen in het systeem. Dit kan een tijdrovende en belastende taak zijn; daarnaast kunnen licentie kosten hoog oplopen waardoor de cost-benefit verhouding onevenredig wordt.
Wat je nodig hebt is een lange-termijn visie voor de automatisering van duurzaamheidsdata en rapportage. Vaak betekent dit de adoptie van een gespecialiseerd Sustainability Management Software. Gelukkig is er een breed scala aan Sustainability Management Softwares en Tools beschikbaar op de markt die niet alleen gebruiksvriendelijk en auditeerbaar zijn, maar er ook voor zorgen dat je gemakkelijk je data kan verzamelen, analyseren en communiceren met alle relevante stakeholders.
6. Profiteer optimaal van de nieuwste technologie trends.
Wij geloven in de kracht van technologie in het verzamelen, analyseren, en rapporteren over jouw duurzaamheidsdata. Neem het stap bij stap, het is een process, en vergeet niet de kleine (en grote) milestones te vieren. Samen kunnen we duurzaamheid mogelijk maken!
Wil je meer weten over technologie en duurzaamheid? Neem deel aan de 9e editie van ons evenement “The Future of Corporate Reporting” waar we de diepte in duiken op transparantie en hoe o.a. technologie dit kan ondersteunen: https://intire.nl/the-future-of-corporate-reporting-2022/
Wietse Mol, consultant Intire