“Leidinggevenden spelen een cruciale rol bij de aanpak van verzuim. Goed management voorkomt een hoop verzuim”, vindt Ellen van Schaik, de bedenkster van de Verzuimthermometer. “Het instrument is tweeledig. Eerst wordt het individuele verzuim van medewerkers in de organisatie gemeten. Daarna volgt een training waarin de leidinggevende leert hoe hij moet handelen bij (dreigend) verzuim. Vaak blijkt de reden van verzuim namelijk niet de werkelijke oorzaak te zijn. Een werknemer kan bijvoorbeeld aangeven het werk te zwaar te vinden, maar in werkelijkheid niet assertief genoeg zijn en over zich heen laten lopen. Maar ook factoren als privé-problemen, kunnen een rol spelen.”
Eerst oorzaken achterhalen
Een van de eerste organisaties waar de Verzuimthermometer is toegepast, is de Centrale Sterilisatie Dienst van het Amsterdams Medisch Centrum (AMC). Willem van Bork, bedrijfsarts voor de betreffende afdeling: “Het verzuim op de werkvloer waar circa 35 mensen werken, lag een jaar geleden rond de 14 procent. Veel te hoog en een duidelijke oorzaak was niet bekend. Het belangrijkste doel was dan ook de reden van het verzuim te achterhalen. Met dat gegeven konden we dan kijken welke problemen we op de werkvloer konden oplossen.”
Van Schaik, als interim-manager van de afdeling Centrale Sterilisatie nauw betrokken bij het in kaart brengen van het verzuim: “De mensen van de afdeling vonden een negenurige werkdag binnen deze kleine productieafdeling veel te zwaar. Daarom is het aantal werkuren per dag verlaagd. Ook bleek de personele planning verre van optimaal. De verdeling van werknemers over de verschillende diensten kwam niet overeen met de bedrijfsdrukte. Om te zorgen voor een goede balans tussen beide diensten zijn de roosters daarom gewijzigd. Daarnaast kampten enkele werknemers met privé-problemen.
Na gesprekken met de medewerkers is het verzuim door aanpassing van de werksituatie teruggebracht. Hiervoor zijn onder andere werktijden aangepast en is ruimte gecreëerd voor bijzonder verlof. Daarnaast is bepaald hoe medewerkers zelf meer verantwoordelijkheid kunnen nemen voor hun verzuim. Na een jaar was het ziekteverzuim op de afdeling gedaald naar 9 procent.”
Toetsen aan normtabel
Om zicht te krijgen op het verzuim moet een bedrijf het verzuimpercentage, de verzuimfrequentie en de verzuimduur per medewerker in kaart brengen. Deze cijfers toetst KPMG aan de normtabel van Verbaan en verbijzondert die norm naar de bedrijfstak waarbinnen de organisatie valt. Daarna wordt gekeken naar het werkelijke verzuim van die sector aan de hand van cijfers van het CBS. Op basis van al deze gegevens bepaalt KPMG vervolgens de verzuimnorm voor de organisatie.
“De verbijzonderde Verbaan-norm geeft een ideaaltypisch beeld. Het is bruikbaar als richtlijn of streefgetal. Maar er moet meer bij worden betrokken dan alleen een getal dat ook wordt gebruikt voor de overige bedrijven in de sector, want elk bedrijf is uniek”, vindt Van Bork.
Werkgeversorganisatie VNO-NCW en werknemersorganisatie FNV delen deze mening. Beide vakbondondernemingen juichen elke actie toe die het verzuim indamt en eventueel voorkomt. Zij plaatsen daarbij echter wel de kanttekening, dat bij ieder initiatief concreet moet worden gekeken naar de specifieke werksituatie binnen een bedrijf. Trees Snelders, VNO-NCW-woordvoerster voor sociale zaken: “Verzuim kan oorzaken hebben die betrekking hebben op de arbeidsomstandigheden, maar de oorzaak kan ook bij de verzuimer liggen. Bijvoorbeeld omdat hij niet goed is opgeleid voor zijn functie.”
Managers in training
“De Verzuimthermometer bestaat niet voor niets uit twee delen”, pareert Van Schaik de kritiek op de Verbaan-norm. “Als de norm is vastgesteld volgt een training. Daarbij wordt gekeken naar wat een manager nodig heeft om het verzuim te laten dalen. Als een werknemer van een verhuisbedrijf verzuimt door rugklachten, hoeft dat niet per se te komen door zijn tiltechniek. Misschien maakt hij te lange werkdagen, zijn de stoelen van de verhuiswagen niet goed, kan hij niet tegen het roken van zijn collega’s in de cabine, is er sprake van een slechte relatie met zijn baas of heeft hij problemen thuis. Kortom, er zijn legio oorzaken te bedenken. Door de vaardigheden van de managers te trainen, leren wij hen op welke mensen zij zich moeten focussen en hoe zij problemen kunnen onderkennen.”
Ongeveer een maand na de training is er een terugkomochtend. Tijdens deze sessies kunnen deelnemers ervaringen uitwisselen en tips en adviezen uit de praktijk geven en ontvangen. Ook krijgt de leidinggevende twee keer een korte, effectieve persoonlijke coaching waarbij specifiek aandacht wordt besteed aan de door hem ervaren knelpunten. “Werkgever en werknemer hoeven heus niet als boezemvrienden te leven”, stelt Van Schaik. “Maar in het gesprek moet, naast het organisatorisch belang, ruimte zijn voor de persoonlijke situatie van de medewerker. Door deze goed zakelijke benadering bij het er- en herkennen van het verzuimprobleem, zal de werknemer minder snel geneigd zijn zich ziek te melden. En dat is juist wat wij met de Verzuimthermometer willen bereiken, een structurele daling van het verzuim.”
Samenwerken met arbodienst
De training behandelt onder meer de ziekmeldingsprocedure en de manier waarop verzuimgesprekken moeten plaatsvinden. Ook de samenwerking met de bedrijfsarts en de arbodienst komen aan bod. Marcel Wilders, FNV-beleidsmedewerker op het gebied van kwaliteit en arbeid, is daarover zeer te spreken. “Veel bedrijven weten op het moment dat ze hun arbodienst inschakelen niet precies wat ze van die dienst verlangen. De arbodienst kan echter alleen maar doen wat de werkgever van hem vraagt. Als de vraag richting de arbodienst dus niet goed is, kan de zieke werknemer niet goed worden geholpen. Daar is niemand bij gebaat.”
Wilders plaatst echter ook kanttekeningen bij de Verzuimthermometer. Hij mist in het programma een risico-inventarisatie, een arbeidskundig onderzoek en verplichte onderdelen van de Arbowet. “Het idee om een meetinstrument te hebben waaraan je de organisatie kunt spiegelen is goed. Maar de opzet is te plat. Dat kan KPMG compenseren door de training. Ik heb echter het idee dat daarbij vooral de verzuimcijfers centraal staan.”
Van Schaik weerlegt Wilders commentaar niet, maar legt uit: “Risico-inventarisatie, een arbeidskundig onderzoek en verplichte onderdelen van de Arbowet zijn typisch instrumenten die de organisatie in samenwerking met de arbodienst moet oppakken. Deze middelen ondersteunen een goede verzuimaanpak. Bovendien completeren ze de doelstelling van de Verzuimthermometer, namelijk: de vaardigheden van de direct leidinggevenden trainen aan de hand van een genormeerd verzuimbeeld van de organisatie.”