Veel bestuurders hebben ondertussen genoeg theoretische Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)-adviezen van de verschillende kantoren gehoord. Ze willen actie. Maar hoe kom je uit de advieshoek en zet je de eerste concrete stappen op weg naar CSRD-compliance? We leggen het uit in dit blog. Tipje van de sluier: begin klein, maar pak dan wel meteen door op het specifieke rapportageonderwerp. Een wendbaar ESG-datafundament is hoe dan ook altijd vereist.

Wat zijn de eerste stappen?

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht veel grote beursgenoteerde ondernemingen om al over het kalenderjaar 2024 te rapporteren over hun ecologische en sociale prestaties. De rapportagedruk die daaruit voortkomt, werkt in veel gevallen door naar (kleinere) leveranciers. Zij moeten immers de benodigde rapportagedata aanleveren. Vanaf het kalenderjaar 2025 gaat de verplichting ook in voor niet beursgenoteerde ondernemingen. Dit levert de nodige druk op bij deze bedrijven en daardoor onderzoeken ze volop wat er nodig is om compliant te worden.

We zien het vaak: bestuurders zoeken zekerheid en comfort bij de grotere advieskantoren. Na het uitvoeren van functionele materialiteitsanalyses presenteren zij een lijstje met adviezen. Vaak wordt daarbij beloofd dat een tool helpt om alle CSRD-aspecten in kaart te brengen en dus voor compliance zorgt.

Leuk, die adviezen. Maar hoe ga je nu concreet aan de slag met het verantwoorden en besturen vanuit ESG-data?

Een CSRD-tool zonder goed datafundament: (on)verstandig?

Valt jouw bedrijf onder de CSRD, dan moet je rapporteren over doorgaans honderden datapunten. Veel gegevens zijn lastig te verkrijgen. Kun je al aan de data komen, dan zijn de kwaliteit en meetbaarheid ervan vaak problematisch. Het liefst verzamel je de data zó dat je daar diverse dwarsdoorsnedes van kunt maken. Die dwarsdoorsnedes moeten voldoen aan de eisen en wensen van je belangrijkste doelgroepen: de toezichthouder, financiers, je interne organisatie én andere partijen uit je waardeketen.

Ieder van deze doelgroepen wil andersoortige informatie – en bovendien van verschillende detailniveaus. De uitdaging: alle rapporten die je voor deze groepen genereert, moeten precies met elkaar in lijn zijn. Daarvoor is een goede basis nodig voor dataopslag en verwerking (oftewel je ‘datafundament’). Advieskantoren raden vaak een CSRD-tool aan, maar zo’n tool an sich leidt nooit tot CSRD-compliance. Daar is de samenhang met een goed datafundament voor nodig.

De meeste bedrijven die onder de CSRD vallen, zijn op een dood punt aangekomen. Het lukt ze nog wel om een strategie voor duurzaamheid te definiëren op basis van de materialiteitsanalyse. Waar ze op vastlopen? Een oplossing vinden die de data dusdanig aggregeert dat alle stakeholders ermee kunnen worden bediend. Vaak benaderen ze Hot ITem met het verzoek om gezamenlijk de eerste concrete stappen te zetten. Hoe kunnen de gegevens die ze nodig hebben daadwerkelijk worden verzameld, geordend en gebruikt?

Correct en wendbaar ESG-datafundament

Een CSRD-tool is zo goed als de data die je erin stopt – hetgeen de leveranciers van de tools ook onderstrepen. Vaak worden er koppelingen naar alle bronsystemen gebouwd of moeten er Excels worden geüpload om de tool te voeden. Dit is foutgevoelig, tijdrovend en niet toekomstbestendig. Veel beter is het om een correct en wendbaar fundament voor environmental, social & governance (ESG)-data te creëren. Dit stelt je in staat om, naast de verplichte rapportage, de data ook breder in te zetten voor eigen analyses.

Periodiek rapporteren en ad-hoc vragen beantwoorden

Een mooi streven is om je datafundament zo in te richten dat het op verschillende fronten waarde kan leveren: ESG, financiën, klanten en producten. Vanuit een zogeheten ‘stermodel’ worden de diverse typen data onderling in een logisch verband gebracht voor efficiënte en effectieve analyse en rapportage. Resultaat: iedere vraag kun je veel eenvoudiger beantwoorden. Niet alleen ben je zo in staat periodiek verantwoording af te leggen, ook kun je ad-hoc vragen van stakeholders onderbouwd met data beantwoorden.

Technisch gezien moet je een wendbare, goed gestructureerde dataomgeving hebben. Zowel financiële als niet-financiële data moet je bij elkaar kunnen opslaan en onderhouden. Dit kun je bijvoorbeeld realiseren in de vorm van een lakehouse-concept, waar een datawarehouse-oplossing in zit. Daar bovenop kun je altijd nog een rapportagetool inzetten.

Hoe een bedrijf dit precies inricht, is ons om het even. Wij zijn vendor-agnostisch en werken simpelweg met de tools en middelen die klanten in huis hebben. We kunnen iedere standaardinrichting van een dataomgeving laten werken vanuit de functionele specificaties. Met als gevolg dat je financiële én niet-financiële aspecten kunt samenbrengen en zo het rapportagepotentieel van je platform enorm versterkt.

Ambitie: slechts compliant of ook sturingsinformatie?

Is het je ambitie om uitsluitend CSRD-compliant te worden? Dan kun je je beperken tot een standaard template met luxe workflow die bijvoorbeeld beschikbaar is vanuit een SaaS-tool. Deze aanpak kent echter ook een aantal beperkingen:

  • Zo’n tool bevat alle kennis, bijvoorbeeld op het gebied van emissiefactorbepaling en -toepassing, die je als organisatie niet langer zelf in huis hebt.
  • Je creëert daarbij een vendor lock-in, waardoor je voor je compliance afhankelijk wordt van het verlengen van de softwarelicentie bij een derde partij.
  • Het risico bestaat dat je niet meer in controle bent over de (herleidbaarheid) van de gerapporteerde data. Hoe is deze bijvoorbeeld tot stand gekomen? En welke berekeningen zijn er gedaan?
  • Tot slot moet je alsnog de data verzamelen en structureren. Uiteindelijk moet een tool ook gevuld worden met de juiste data die van goede kwaliteit is.

Liggen je ambities hoger? Dan kun je een oplossing implementeren waarmee je ook in staat bent om meer diverse en gedetailleerde sturingsinformatie te genereren. Denk bijvoorbeeld aan risicobeheersing, efficiëntieverbeteringen, kostenverlagingen, markttrends en supply chain-optimalisatie. Bovendien genereer je op maat gemaakte ESG-rapportages voor de verschillende stakeholders.

ESG als katalysator voor organisatorische transformatie

Als organisaties zo’n veranderonderwerp heel belangrijk vinden, dan brengt dit vaak een sneeuwbaleffect op gang. Ze gaan bijvoorbeeld aan de slag met het vastleggen van het eigenaarschap van tooling of duurzaamheidsdata. Of met het verbeteren van de governance. Bij sommige organisaties maakt de implementatie van CSRD een ware organisatorische transformatie los. Denk aan het reskillen en upskillen van (data)medewerkers en het organisatiebreed creëren van bewustzijn. Dit helpt niet alleen om meer waarde uit ESG-data te halen, maar het levert ook inzichten op waarmee je je business optimaliseert.

Kruip uit de advieshoek, zet de eerste stappen

Bestuurders zijn inmiddels wel klaar met al die theoretische adviezen. Ze willen nu actie. Ons advies: kruip uit de advieshoek en zet ‘voorzichtig’ de eerste concrete stappen op datavlak. Hoe? Begin klein, met een beperkte scope. Maar neem wel de volledige rapportagediepte mee, zodat je daadwerkelijk leert van alle technische en organisatorische uitdagingen waar je tegenaan loopt. Dit noemen we ook wel de satéprikkeraanpak: eerst richt je je op een aantal specifieke, belangrijke aspecten van je bedrijfsvoering. In korte tijd leer je een hoop bij, waarna je kunt gaan plannen hoe je het resterende deel aanpakt.

Sander van Gelderen, Business Consultant & Lead ESG Hot ITem