Eerst even voorstellen

Ryanne van Rijn, Facility Advisor bij Vattenfall en lid van het Real Estate en Facility Management (RE&FM) team NL/UK. Dit team is verantwoordelijk voor de dienstverlening in de kantoren en beheert de vastgoedportefeuille. Ryanne stuurt (internationale) initiatieven aan om de dienstverlening te verbeteren en adviseert het management en de RvB op het gebied van verduurzaming van de vastgoedportefeuille, CO2-reductie en circulariteit. Om bij te dragen aan de visie van Vattenfall: fossielvrij leven binnen één generatie.

Lisanne Noorlander, Facilitair Coördinator bij Vattenfall via haar werkgever Vebego Facility Solutions. Met een team van 8 enthousiaste collega’s, bestaande uit Facility managers, Facility coördinatoren, medewerkers die de fysieke Facility Desk bemannen en Facility Hosts, coördineert Lisanne de hele operatie binnen Vattenfall. Eén van haar taken is thuiswerkmiddelen faciliteren, waaronder het pakket dat via Alvero wordt aangeboden; een NEN genormeerde bureaustoel en -tafel, aangevuld met een bureaulamp. “Werknemers kunnen via de speciale bestelportal van Alvero hun thuiswerkmiddelen aanvragen.”, aldus Lisanne.

Hybride werken voor Vattenfall

Door Corona begon thuiswerken als een ad-hoc oplossing. Dankzij een unieke samenwerking met Alvero is hybride werken een vaste waarde geworden in de Vattenfall bedrijfscultuur. In totaal hebben we zo’n 750 thuiswerkplekken weggezet, een aantal dat door personeelsverloop nog steeds doorloopt. Het complete proces rondom thuiswerkplekken hebben we gefaciliteerd, met een bijzondere rol voor alle bureaustoelen die in de beginfase van de pandemie van kantoor naar huis waren gegaan. Hoewel het geen Alvero-stoelen waren, hebben we ervoor gezorgd dat elke bureaustoel helemaal ‘spik en span’ terug op kantoor kwam. Bij elke geplaatste thuiswerkplek namen we de Vattenfall stoel naar ons magazijn voor reiniging en onderhoud.

Een flexibele en verantwoorde oplossing

April 2020. De coronapandemie heeft het hele openbare leven platgelegd en ook bij Vattenfall werkt iedereen thuis. Zittend aan de keukentafel op een bureaustoel van kantoor. Geen ideale situatie en niet bepaald volgens de gestelde ARBO-normen. De uitdaging voor Ryanne: “Hoe gaan we dat doen als we straks weer (deels) terug naar kantoor komen? De bureaustoel van kantoor stond tenslotte thuis, dus waar gaan we op zitten? Nergens was een thuiswerkplek op een verantwoorde manier ingericht”, vult ze aan.

“We hebben direct een projectgroep gevormd met vertegenwoordigers van Health & Safety, HRM en RE&FM, waaronder mijzelf. We nodigden leveranciers uit die op korte termijn een thuiswerkplek kunnen faciliteren die voldoet aan de NEN-normering. Bovendien had ik de wens om dit meubilair niet te gaan kopen, maar te kiezen voor een duurzame oplossing die ook nog eens flexibel is. Zodat we snel in konden spelen op de ontstane situatie en voor de toekomst bestendig zijn.”

Meubilair aanschaffen is geen optie in tijden van grondstoffenschaarste. Huren past in de duurzame visie van Vattenfall.

“Uiteindelijk hebben we ook gekozen voor Alvero. Natuurlijk was er een discussie om het meubilair te kopen, eventueel tweedehands, maar dat past gewoon niet binnen de visie van Vattenfall en ook niet in de tijd waarin we leven met een grondstoffenschaarste. Als het meubilair niet meer gebruikt wordt door een medewerker omdat die bijvoorbeeld uit dienst treedt, haalt Alvero het weer op en krijgt het na een grondige reiniging een volgende bestemming. Bij ons of elders; het meubilair blijft eigendom van Alvero en we zitten nergens aan vast. Dat maakt ons flexibel en we hebben de vrijheid om gemakkelijk op en af te schalen. Bovendien hoeven wij het niet ergens op te slaan als het niet gebruikt wordt en blijft meubilair zo lang mogelijk in gebruik”, aldus Ryanne.

Medewerkers kiezen zelf via de bestelportal

“Een andere belangrijke reden om te kiezen voor Alvero is het speciale bestelportal voor onze medewerkers, met duidelijke instructies om op een eenvoudige en snelle manier de thuiswerkmiddelen te bestellen. Samen met Alvero hebben we een assortiment kantoormeubilair samengesteld, waar een werknemer zelf een keuze uit kan maken. Zo krijgt elke collega een thuiswerkplek die in stijl en afmetingen past in hun thuissituatie.”, vertelt Lisanne.

Ontzorgen

“Het begint met een aanvraag vanuit de medewerker, die wordt doorverwezen naar een externe onafhankelijke werkplekadviseur die beoordeeld of deze medewerker in aanmerking komt voor een thuiswerkplek. Na goedkeuring krijgt de medewerker een e-mail inclusief link naar de portal van Alvero en kan zij de bestelling plaatsen bij Alvero. Hierin kunnen ze aangegeven waar en wanneer het bij voorkeur afgeleverd én geïnstalleerd kan worden. Alvero handelt het vervolgens zelfstandig af met de medewerker, zonder dat het ons extra werk en aandacht kost. Alle communicatie loopt via de portal. Dat is voor mij echt ontzorgen”’ aldus Lisanne.

“Alvero heeft in het hele proces goed meegedacht. Echt trots om er samen op terug te kijken. ”

De bureaustoel van kantoor stond nog thuis

Binnen de samenwerking regelden we ook het ophalen, reinigen, eventueel repareren en weer terug op kantoor plaatsen van de geleende Vattenfall bureaustoelen. Bij een bestelling kon elke medewerker aangeven of er nog een bureaustoel van kantoor thuis stond. Deze nam Alvero mee nadat de thuiswerkplek was geïnstalleerd. Op onze vestiging in Oosterhout hebben wij de faciliteiten én de mensen om grote aantallen meubilair professioneel schoon te maken en te onderhouden. Voor Vattenfall brachten we met onze eigen vrachtwagens bureaustoelen in bulk terug naar de verschillende vestigingen. Daar waar ze vandaan kwamen.

We blijven samenwerken

Hybride werken is ook bij Vattenfall niet meer weg te denken. Veel medewerkers werken één of meerdere dagen vanuit huis. “Heel fijn dat er destijds voor een structurele oplossing is gekozen. Bovendien een oplossing waar we eigenlijk helemaal geen omkijken naar hebben”, vertelt Lisanne, terwijl ze tevreden het prachtige trappenhuis inkijkt van het pand in Amsterdam Zuid-Oost.