De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) vereist dat grote Europese bedrijven vanaf 2024/2025 rapporteren over hun inspanningen op het gebied van duurzaamheid. Voor veel organisaties is dit een nieuwe uitdaging, aangezien informatiesystemen vaak nog niet op duurzaamheidsdoelen zijn afgestemd. Om bedrijven te inspireren en te begeleiden, deelt Sdu in een blogserie de verhalen van verschillende bedrijven over hun aanpak. Met in deze blog: de Koninklijke Jaarbeurs, die onder leiding van Marloes van den Berg een succesvolle transformatie naar een duurzame organisatie heeft doorgemaakt. Ontdek hoe zij de duurzaamheidsstrategie heeft geïntegreerd in alle aspecten van de Jaarbeurs en welke impact dit heeft op de evenementenbranche.

De uitdagingen

Op het moment dat ik aan mijn functie Chief Sustainability Officer begon, wist ik nog niet zoveel van duurzaamheid. Wel vond ik verandermanagement interessant. Ik kende het bedrijf al goed en kreeg het mandaat om grote veranderingen door te voeren. Heel fijn, want dat is uiteindelijk waar duurzaamheid over gaat: gedragsverandering. Ik begon met het opstellen van een duurzaamheidsstrategie en heb vervolgens deze strategie geïntegreerd in alles wat Jaarbeurs doet.

De uitvoering

Om draagvlak te krijgen voor het duurzame beleid dat je bedenkt, is het noodzakelijk dat je alle lijnverantwoordelijken in de organisatie meeneemt in je strategie. Ik zit als Chief Sustainability Officer nog steeds in de directie. Echter, elke beslissing die ik neem, wordt direct in de lijn belegd. Hebben we het plan om alle restaurants vegetarisch te maken? Dan is het onze directeur horeca die zelf de implementatie begeleidt en doet. Die top-down-benadering werkt perfect. Ik kijk vervolgens waar we staan ten opzichte van onze duurzame ambities en ben uiteraard ook verantwoordelijk voor alle partnerships.

Onze ambitie

We hebben de lat hoog gelegd als organisatie. Jaarbeurs wil in 2030 de meest duurzame organisator en facilitator van beurzen en events in Europa zijn. Bij deze ambitie doen we drie beloftes: 1. Betrokken bij Utrecht 2. CO2 neutraal opereren 3. Duurzaamheid aanjagen en versnellen in alle markten waarin we actief zijn Lastig is het natuurlijk met zo’n ambitie dat je (nog) geen vergelijkingsmateriaal hebt van andere venues. Of dat er strikte richtlijnen zijn vanuit een overheid waaraan je als evenementenlocatie minimaal moet voldoen om jezelf ‘duurzaam ’ te mogen noemen. Dus hoe toets je dan of je het meest duurzaam bent? We laten ons er niet door weerhouden om duurzame stappen te zetten. Je kunt genoeg doen zonder richtlijnen Vooralsnog zeggen we: het is een ambitie. We zijn dus niet eerst alle cijfers bij elkaar gaan zoeken om dit te meten en bewijzen, maar zijn gewoon optimistisch aan de slag gegaan met acties. En je moet hierbij de lat wel hoog leggen als je dus niks aan maatstaven of cijfers hebt. Met een grote ambitie spreek je in elk geval de serieusheid van je inspanning uit. Kortom: ik ben eerst gestart met de lat hoog leggen en ben nu bezig met data ophalen en er meer gevoel bij krijgen. Dus waar we staan en wat er nog moet gebeuren? Er is nog geen ‘strijd’ met andere venues op dit vlak, dat hoeft ook niet. Hoe meer er meedoen hoe beter. Velen kijken wel naar wat we doen. Het zet hen in elk geval aan om ook serieuzer met duurzaamheid aan de slag te gaan.

Onze mindset

Ik heb vooral gedacht toen duurzaamheid op mijn bordje kwam: Bring it on! Ja, er zijn volop uitdagingen en hobbels op weg naar bijvoorbeeld de CSRD-rapportage, maar aan de andere kant is duurzaamheid gewoon een positieve businesscase. We zijn ook echt aan het kijken hoe we in onze business kunnen versnellen. Bijvoorbeeld door awards uit te reiken voor de duurzaamste deelname en het meest duurzame producten. Nu moeten we nog veel zaken najagen, ik hoop dat eventmanagers uiteindelijk zelf bedenken dat ze hun evenement duurzaam gaan inkopen en opzetten. Hetzelfde geldt voor leveranciers. Ik kijk uit naar de dag dat we niet meer alleen concurreren op prijs, maar bewust op duurzaamheid. Als we meer voorwaarden voor duurzaamheid stellen in aanbestedingen en andere inkoopprocessen kunnen we zelf nog meer duurzaamheid aanjagen. En dat doen we dus ook. Duurzaam werken is niet afwachten tot iemand het voordoet of voorschrijft, beter ga je zelf maatstaven bedenken. Moet je je bijvoorbeeld eens voorstellen dat je hier een Beurs houdt die je opbouwt met circulaire materialen, dan ben je super duurzaam bezig én kun je enorm besparen op bouwkosten; Wat een enorme impact maak je dan! Dit geeft ook een enorme impuls aan de concurrentie om hier ook mee aan de slag te gaan. Zij moeten immers ook op CSRD gaan rapporteren.

Onze aanpak

Stap 1 Verantwoordelijk functionaris

De directie van Jaarbeurs heeft in 2019 ‘duurzaamheid’ als strategische pijler geformuleerd vanuit het idee dat de Jaarbeurs haar verantwoordelijkheid moet nemen voor de ruim 2,3 miljoen bezoekers die de venue jaarlijks bezoeken. Als verantwoordelijk functionaris werd de Chief Sustainability Officer aangewezen. Dit was een nieuwe functie en een nieuw directielid.

Stap 2 Green team formeren

Om de Chief Sustainability Officer is een ‘green team’ samengesteld. Hierin zitten alle lijnverantwoordelijken uit de organisatie (van horeca, verhuur, sales en marketing tot vastgoed, facilitair en HR). Elke beslissing die de CSO in de directie neemt, veelal samen met de lijnverantwoordelijke, wordt hierdoor direct in de lijn belegd. Naast verantwoordelijke managers zijn ook medewerkers vanuit hun intrinsieke motivatie aangesloten bij het medewerkers greenteam. Zij helpen mee de CSRD-olievlek over de organisatie te verspreiden en de gewenste cultuuromslag mee in gang te zetten.

Stap 3 Raamwerk voor een duurzaamheids strategie ontwikkelen

De Chief Sustainability Officer ontwikkelt een raamwerk voor de duurzaamheidsstrategie. Dat begint volgens Jaarbeurs met jezelf de vraag stellen: Wat gebeurt er op het gebied van duurzaamheid en wat betekent dit voor Jaarbeurs? Zo doe je ideeën op. Waar hierbij eerst de SDG’s leidraad vormden, is dat verschoven naar ESG-aandachtspunten. Ook gesprekken met leveranciers en stakeholders helpen bij het opdoen van inspiratie en het samenstellen van het raamwerk. Veel lezen over duurzaamheid en laagdrempelig ideeën met elkaar delen, heeft de CSO ook geïnspireerd.

Stap 4 De strategie uitrollen

De duurzame strategie integreren in alles wat Jaarbeurs doet. Je kijkt hiervoor naar wat nodig is en waar in de organisatie het proces plaatsvindt dat het verschil kan maken. Via het greenteam en de lijnverantwoordelijken werk je per onderdeel concreet uit hoe zaken aan te pakken

Stap 5 Training medewerkers

Medewerkers trainen over duurzame doelen en de impact van hun keuzes. Daarnaast bij de introductie van een nieuw duurzaam systeem samen met de leverancier alle betrokken medewerkers trainen hoe hier goed mee te werken. Ook resultaten van de nieuwe werkwijze laten doormeten in de eerste periode, zodat er een prikkel tot verbetering komt. Successen delen!

Stap 6 CSRD ‘gap’ analyse

Door een onafhankelijke partij al je resultaten laten doormeten en kijken waar nog hiaten in je duurzame beleid zit op basis van de CSRDvereisten (die tot nu toe bekend zijn).

Stap 7 Eerste CSRD-rapportage op proef samenstellen

In 2023 de eerste CSRD-rapportage op proef samenstellen en bespreken met je accountant, zodat je weet of je klaar bent voor het echte werk in 2024 of 2025.

De invloed van csrd

De invloed van CSRD is enorm! Grappig vind ikzelf dat ik me aanvankelijk dus focuste op de zeventien Sustainable Development Goals (SDG’s) en die relevant vond voor onze strategie, dat is nu helemaal verschoven naar de drie ESG-doelen. Ik merk dat ook in mijn omgeving. Laatst heb ik een training gevolgd bij MVO Nederland en hoorde daar zoveel ondernemers worstelen met ESG-zaken binnen hun eigen onderneming, ook omdat er veel nog onduidelijk is. Iedereen ziet die verslaglegging in 2025 aankomen, maar velen staan nog helemaal aan het begin van hun sustainabilty journey. Ik ben blij dat wij 2 jaar geleden al gestart zijn. We hebben onlangs door een klein onderzoeksbureau (2BeHonest) een zogenoemde CSRD ‘gap’ analyse laten uitvoeren . Zij bestuderen op dit moment waar wij qua CSRD beleid of data tekort komen. We vinden het nu een mooi ijkmoment om te zien waar hiaten zitten in ons beleid. We hebben immers veel zelf bedacht. In april 2023 krijgen we het rapport. Vandaaruit gaan we zelf de volgende stappen bepalen. Een eerste oefening voor het echte werk in 2025.

Ons doel

Een duurzame werkgever zijn en sociale impact maken als de meest vernieuwende en duurzame congres- en eventlocatie van Europa. We zijn trots op de mondiale prijs die we afgelopen jaar hebben gewonnen voor onze duurzame inspanningen. We hebben het beste Carbon Emission Reduction Initiative van 2022 gewonnen. Een wereldwijde prijs voor onze inspanningen in de evenementenindustrie.

Onze impact

Onze inspanningen op horeca hebben er in elk geval toe geleid dat we nu al per jaar 900 ton CO2 kunnen besparen, het afval van 177.000 maaltijden uitsparen en 82.800 kilo compost produceren. Dat laatste getal kan nog hoger worden als we onze composteermachine ook openstellen voor bijvoorbeeld buurtgenoten. Dat is een idee dat we onlangs met het greenteam hebben besproken. De composteermachine draait namelijk nog lang niet op de volledige capaciteit. Met meer vulling kan de opbrengst compost hoger zijn. Ook dit is weer een voorbeeld van ‘anderen meenemen’ in je duurzame inspanningen. Samen kun je nog meer impact maken!

Onze overtuiging

Hoe meer je over je inspanningen vertelt, hoe meer dit mensen uitdraagt en hoe meer ideeën er komen. Van de werkvloer, van partners, maar ook van gebruikers. Zo gaaf is dat. De kracht zit hem dus echt in de ketensamenwerking eromheen. We meten ook alles wat we kunnen. Al is het maar om straks te voldoen aan de CSRD-richtlijn. Doordat we samenwerken met andere horecapartijen hebben we ook daar een meetbare impact. We hopen dat ons verhaal voor veel meer bedrijven met horeca een inspiratiebron mag zijn.

Over het JES! programma

Om bedrijven te ondersteunen bij het in kaart brengen van hun duurzame stappen en verplichte CSRD-rapportages, heeft Sdu het JES-programma (Sdu Journey to EPIC Sustainability) gelanceerd. Het programma biedt trainingen en opleidingen, kennisvergroting, het vastleggen van doelen en governance, best practices en software om duurzame prestaties te meten. In het najaar introduceert Sdu een oplossing waarmee bedrijven hun impact op mens en milieu kunnen berekenen.

Wil je alles weten over ESG, CSRD en hoe je jouw bedrijf kunt verduurzamen? Onze JES! Kennisbank biedt een schat aan informatie, van best practices en whitepapers tot handige tools en scans.

Foto: MVO Nederland