De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) vereist dat grote Europese bedrijven vanaf 2024/2025 rapporteren over hun inspanningen op het gebied van duurzaamheid. Voor veel organisaties is dit een nieuwe uitdaging, aangezien informatiesystemen vaak nog niet op duurzaamheidsdoelen zijn afgestemd. Om bedrijven te inspireren en te begeleiden, delen wij in deze blogserie de verhalen van verschillende bedrijven over hun aanpak. We beginnen met ons eigen verhaal: dat van Sdu. Jan Boog (CFO) deelt zijn ervaringen met de uitdagingen en kansen die de CSRD met zich meebrengt.
Uitdaging van de CSRD
Deze verkennende fase (eerste kwartaal 2023) voelt als een ontdekkingsreis. De uitdaging zit hem erin hoe we als organisatie met de nieuwe wetgeving omgaan. Of de CSRD logischerwijs mijn verantwoordelijkheid is, is intern nog onderwerp van gesprek. Ik zou zeggen: ja en nee. Het is logisch, omdat de verslaglegging over CSRD in het verlengde ligt van de jaarrekening, die al onder mijn verantwoordelijkheid valt. Het is ook weer niet logisch, omdat ik er niet voor ben opgeleid of aangenomen. In alle eerlijkheid is niemand dat. Dat is ook het diffuse van de nieuwe wetgeving; je moet als organisatie helemaal zelf uitzoeken wat het voor je betekent en hoe je ermee omgaat.
Zoeken naar bronnen en informatie
Vanuit de Nederlandse overheid hebben we nog geen informatie gehad over ESG of CSRD. Online zijn er wel behoorlijk wat bronnen te vinden. Veelal EU-gerelateerde sites. Er zijn Europees en wereldwijd ook genoeg initiatieven. De hete brij – hoe die eerste hobbel te nemen – ligt eronder verscholen. De theorie en checks kun je wel online al vinden, maar niemand kan dus nog echt goed definiëren of aanreiken wat de best practices zijn of het juiste stappenplan voor jouw branche of type bedrijf.
De rol van accountants
Tijdens de webinar: ‘Journey to EPIC sustainability: de sleutel tot bedrijfscontinuïteit’ dat ik onlangs heb gevolgd, leerde ik dat de meeste bedrijven verwachten dat ze bij de naleving van de CSRD niet zonder hulp van buitenaf kunnen. De helft hiervan verwacht dat die steun van zijn accountant moet komen om richting en kaders te krijgen om verder te kunnen. Accountants zelf blijken echter ook nog zoekende. Hun wijze van ESG-auditen moet immers ook nog een toets van bekwaamheid doorstaan. Grote accountantskantoren zouden misschien openstaan voor samenwerking met het bedrijfsleven om samen richting te geven aan concrete CSRD-handvatten. Velen kijken echter nog naar een ander. Interessante inzichten!
Verantwoordelijke functies binnen bedrijven
Sommige bedrijven staan vooraan om uit te dragen wat ze allemaal al doen. Maar in de praktijk zie ik organisaties nog vooral bezig met de rol van de verantwoordelijke functionaris. Van alles en nog wat houdt zich ermee bezig. Dat is fascinerend. Van CFO’s tot controllers en diverse managers. Ook zie ik nieuwe functies als ESG-manager en CSRD-verantwoordelijke ontstaan. Iedereen is duidelijk zoekende, een standaard aanpak heb ik nog niet ontdekt.
Het stappenplan van Sdu
Vanuit de overheid is nog geen concreet stappenplan gedeeld over hoe het beste de CSRD aan te vliegen binnen een onderneming. Elke organisatie in deze casestudy deelt desgevraagd haar eigen stappenplan. De stappen van Sdu zijn als volgt:
- Stap 1 Verantwoordelijke functionaris
Binnen Sdu hebben we afgesproken dat ik in deze beginfase de rol van verantwoordelijk functionaris ten volle zal oppakken. Op corporate-niveau zal ik toezien over hoe ons CSRD-beleid eruit komt te zien en wat we allemaal moeten organiseren. Ik zorg er ook voor dat het een vast onderwerp van gesprek wordt in het directieteam. Later kiezen we hoe we de rol van verantwoordelijk functionaris permanent invullen. - Stap 2 Kennis opdoen
Als verantwoordelijk functionaris probeer ik mijn gedachten over de uitvoering van de CSRD- richtlijn te vormen door zowel binnen, als buiten de organisatie gesprekken te voeren en cursussen te volgen. Intern heb ik als groot voordeel dat het onze core business is om producten en opleidingen te ontwikkelen voor mensen zoals ik. Dit doen we o.a. met enkele accountantskantoren, samen maken wij wetgeving toegankelijk en toepasbaar. Ik kan dus letterlijk in de keuken meekijken. Daar heb ik profijt van. - Stap 3 Team samenstellen
Ik heb een team samengesteld met mensen die alle stappen van CSRD doornemen. Samen doorlopen we alle stappen om uiteindelijk te komen tot het punt dat we over onze CSRD-doelen kunnen rapporteren. - Stap 4 Rapportagetool instellen
We gebruiken al een rapportagetool voor financial reporting en die lijkt zich ook prima te lenen om onze CSRD-doelen in te verwerken en hierover te rapporteren. De praktijk zal leren waar aanpassingen en/of aanvullingen nodig zijn. De echte uitdaging zit in het verzamelen en ordenen van alle benodigde data. Meer hierover verderop in deze case study van Sdu. - Stap 5 ESG-doelen vaststellen
We hebben al een keuze gemaakt qua reporting, maar de stap ervoor moeten we nog doen. Dus onze ESG-beleid bepalen en doelen stellen, zodat we de relevante kpi’s kunnen selecteren. Dat is wat ik nu intern zie gebeuren.
Ons voordeel
Toevallig gaat onze core business precies over het vertalen van wetgeving naar praktische tools. Het maakt dat ik onze keuzes bij het ontwikkelen van CSRD-producten mooi kan toetsen en reflecteren en versneld leer van wat er op ons afkomt. Sdu heeft inmiddels zelf een CSRD-training opgezet https://www.sdujuridischeopleidingen.nl/esg waarin alle basisstappen aan bod komen en twee specialisatie trainingen voor bedrijven en accountants die al verder gevorderd zijn. Ik heb als verantwoordelijk functionaris sterk de behoefte aan inhoudelijke onderbouwing en draagvlak, zodat ik anderen ten volle kan overtuigen van de nut en noodzaak. Ik ga dus zeker onze eigen trainingen volgen.
Wat heeft Sdu al in gang gezet of gerealiseerd?
- We hebben onlangs meegedaan aan een onderzoek naar equal pay, een soort nulmeting. We hebben beleid geformuleerd om de unconscious bias (onbewuste vooroordelen) bij onze mensen te activeren en hen zo bewust te maken van bepaalde overtuigingen.
- Ons moederbedrijf, Lefebvre Sarrut, is begonnen met een nulmeting van de carbon footprint van de groep. Hier plukken wij uiteraard ook meteen de vruchten van.
- We staan op het punt om een besluit te nemen hoe en wanneer we ons wagenpark verder willen elektrificeren.
- ‘Ik leer opeens andere eenheden kennen dan euro’s.’
- Thuiswerken is sinds de coronapandemie de nieuwe standaard. Onze mensen werken nog minimaal twee dagen per week op kantoor. Dit scheelt veel kilometers op de weg, minder uitlaatgassen en draagt dus bij aan de CO2- reductie.
- Minder mensen op kantoor maakt het mogelijk om onze kantoorruimtes te verkleinen. Dat zijn we nu aan het doen. Hiermee verkleinen we onze carbon footprint.
- Afspraken maken met onze verhuurder over de verduurzaming van ons pand. Hij mag niet verzaken.
- We zijn ons aan het verdiepen in inclusie en diversiteit in onze organisatie. Dit is een traject vol activiteiten, verkenningen en beleidsvorming.
Vervolgstappen van Sdu
Er bestaan dus nog geen concrete handvatten om de CSRD-richtlijn in de praktijk te brengen. Dit doen we zelf met een intern team. We doen dit op zo’n manier dat ook een accountant met onze rapportage uit de voeten kan. Als team zijn we aan het kijken wat de mogelijkheden zijn. Ik zoek zelf door intern en extern kennis op te doen de bevestiging dat we het als organisatie goed doen en het complete ESG- werkveld in beeld hebben. Anderzijds zien we het als een grote testcase voor onszelf. Wij maken dagelijks wet- en regelgeving toegankelijk en toepasbaar voor iedereen. Dus als Sdu moeten we dit aankunnen!
We hebben nog niet van alle producten een carbon footprint berekening. Wel hebben we kortgeleden een externe partij een energie-audit laten uitvoeren. In deze audit kwamen vooral het energieverbruik van ons kantoor en ons zakelijk reisgedrag onder de loep te liggen. Deze audit is vanuit de overheid verplicht en wordt eens in de vier jaar uitgevoerd en levert interessante inzichten op.
Een ander veel groter onderzoek dat onlangs is uitgevoerd, ging ook over zaken als: ons verbruik van IT-middelen, papier, inkt en andere kantoorbenodigdheden en alle reisbewegingen van mensen die onze trainingen volgen; dus hoe zij reizen. Dit was een nulmeting van onze carbon footprint.
Als we de carbon footprint straks in beeld hebben, kunnen we hier een plan de campagne op maken met concrete verbeteracties, zoals: elektrificatie wagenpark, afstoten overtollige kantoorruimte, afspraken over verduurzaming met verhuurder maken. Deels zijn deze dus al in gang gezet of gerealiseerd.
Het belang van diversiteit en inclusie in onze organisatie
Uiteraard vinden we het belangrijk om onze medewerkers uit te leggen waarom de nieuwe wetgeving er is en waarom het passend is voor onze organisatie dat wij er zelf ook inhoudelijk invulling aangeven. Dan begrijpen ze ook waarom we als bedrijf bepaalde keuzes maken en waarom we zaken van hen nodig hebben. Als je het gedachtengoed erachter goed uitlegt, landt de praktische uitvoering beter. Dat is althans onze ervaring.
Heel interessant in de S-pijler is de unconscious bias, dus onze onbewuste vooroordelen over diversiteit en inclusie. Ik weet zeker dat deze inzichten ons bedrijf veel gaat brengen, we zullen allemaal zaken over onszelf leren die we nog niet wisten. Dit besef is nodig om als organisatie optimaal te functioneren. Het helpt ons om ons beter te manifesteren in de wereld, en meer specifiek ook op de arbeidsmarkt.
Laatst hielden we een week van de diversiteit met o.a. sprekers van buitenaf. Ze vertelden hun verhaal aan onze medewerkers. We merkten dat er onder onze mensen enorm veel interesse was in deze thema’s. Dit zijn zaken die de generatie van nu belangrijk vindt. Het is volstrekt logisch dat we ons als organisatie hier verder in verdiepen.
Onze ESG-organisatie is in oprichting
We moeten onze organisatorische piketpaaltjes gaan slaan. Bijvoorbeeld hoe we ESG-zaken in de top regelen, hoe we ons ESG-beleid later lager in de organisatie kunnen beleggen en hoeveel mensen we er bijvoorbeeld vrij voor moeten maken of moeten aannemen. Op korte termijn beslissen we welke functievorm erbij past: CFO of ESG-manager of reporting specialist, waarschijnlijk wordt het een combinatie.
Vooralsnog gebeurt ESG-reporting vooral reactief, gedreven door ad hoc initiatieven van onze moedermaatschappij of door verplichte audits. Uiteindelijk willen we onze organisatie zo inrichten dat we proactief met de materie bezig kunnen zijn. Beleid, doelen en kpi’s moeten helder zijn, net als de voortgang van de voorgenomen verbeteringen. En komt er dan een keer een verzoek van buitenaf, dan weten in elk geval dat we niet iemand naast zijn gewone werk ermee hoeven te belasten en dat de door ons opgeleverde informatie ook de toets van de accountant kan doorstaan. De komende tijd zullen we veel leren en ervaring opdoen, een agile organisatie is dus wenselijk.
Over het JES! programma
Om bedrijven te ondersteunen bij het in kaart brengen van hun duurzame stappen en verplichte CSRD-rapportages, heeft Sdu het JES-programma (Sdu Journey to EPIC Sustainability) gelanceerd. Het programma biedt trainingen en opleidingen, kennisvergroting, het vastleggen van doelen en governance, best practices en software om duurzame prestaties te meten. In het najaar introduceert Sdu een oplossing waarmee bedrijven hun impact op mens en milieu kunnen berekenen.
Wil je alles weten over ESG, CSRD en hoe je jouw bedrijf kunt verduurzamen? Onze JES! Kennisbank biedt een schat aan informatie, van best practices en whitepapers tot handige tools en scans. Klik op de onderstaande link en begin vandaag nog met jouw duurzaamheidstraject!