Dataspecialist Iron Mountain en verzekeraar Nationale Nederlanden (NN) zijn een samenwerking aangegaan voor een innovatief circulair project, waarbij papieren archieven op een veilige wijze worden gedigitaliseerd en verwerkt tot duurzame kantoormeubelstukken. Iron Mountain ondersteunt NN bij het digitaliseren van papieren polissen. Uit het restmateriaal dat ontstaat na vernietiging van de dossiers vervaardigen circulariteitspartners Triboo en Ecor hoogstaande duurzame kantoormeubelen voor het interieur van NN workspace 2020. Dit project past in de ambitie van NN om steeds minder papier te printen en te verbruiken, en oud papier waar mogelijk te hergebruiken. Met de samenwerking zet NN tevens een nieuwe stap in het behalen van 3% CO2-reductie per jaar.

Mede door de AVG werd verzekeraar Nationale Nederlanden genoodzaakt goed te kijken naar de bewaartermijnen van bepaalde polissen en dossiers. Dit had tot gevolg dat er veel oud archief vernietigd moet worden. Het ‘gedwongen’ vernietigen van oude archieven zorgt bij veel bedrijven voor een versnelde behoefte aan digitaliseren van de data die wel bewaard moet blijven. En wat te doen met al dat oude papier? Iron Mountain, specialist in databeheer, biedt in samenwerking met Triboo en Ecor een duurzame en veilige oplossing.

Verduurzaming is urgenter dan ooit, zo zal het nieuwe kabinet alle zeilen moeten bijzetten om in 2030 45% en in 2050 95% minder CO2 uit te stoten. Dit vraagt ook om leiderschap bij bedrijven en aanpassingen in bedrijfsprocessen. Veel bedrijven zijn daarom bezig met ‘vergroenen’ en hebben zichzelf ambitieuze doelstellingen gesteld. Iron Mountain ondersteunt bedrijven in het behalen van hun duurzaamheidsdoelen door data te digitaliseren en hun papiergebruik in de toekomst structureel te verminderen. Daarnaast werken ze samen met circulariteitspartners Triboo en Ecor die oud papier een nieuw leven geven.

‘‘Iron Mountain denkt mee met bedrijven over hoe ze hun databeheer kunnen benutten om enerzijds efficiënter en veiliger te werken, en anderzijds om hun impact op het milieu te reduceren’’, laat Roberto de Luca, Business Development Manager bij Iron Mountain Benelux, weten. ‘‘De samenwerking met Nationale Nederlanden, Triboo en Ecor, laat zien hoe we met een bijdrage aan het circulaire project NN Workspace 2020, waarbij o.a. oude archieven worden omgezet naar meubelstukken, een duurzame oplossing hebben gevonden voor restmateriaal dat ontstaat na vernietiging van papieren dossiers.’’

Peter Jansen, Portfoliomanager Workspace Management bij Nationale Nederlanden, is erg blij met de circulaire plannen: “Ons archief wordt op een veilige manier en onder toezicht vernietigd. We kijken ernaar uit om straks te vergaderen aan kantoormeubels die zijn gemaakt van ons gerecycled papier.”

Duurzame meubels in een papierloos kantoor

Bij het migreren naar een digitale omgeving draagt Iron Mountain altijd zorg voor het duurzaam vernietigen van papier en karton. Toch kan recyclen niet eindeloos gebeuren. Papiervezels zijn namelijk 6 tot 7 keer recyclebaar en daarna moet het worden afgeschreven. In het kader van de duurzaamheidsdoelstellingen van Nationale Nederlanden is er besloten om de papieren archieven, die vernietigd moeten worden, een ‘tweede leven’ te geven.

NN Workspace 2020

De huisvesting voor NN Workspace 2020 wordt verbouwd tot een plek waar excellente service wordt verleend aan klanten en medewerkers die samenwerken aan de toekomst van het bedrijf. Een werkomgeving gecreëerd om iedere medewerker zich goed te laten voelen. Het project betreft totaal circa 50.000m2 en wordt uitgevoerd in de iconische gebouwen Delftse Poort in Rotterdam en Haagse Poort in Den Haag.

Voor dit project worden de oude polissen die Iron Mountain heeft gedigitaliseerd, door Triboo en Ecor omgezet naar circulaire meubelstukken. Triboo en Ecor bieden hiermee een duurzame oplossing voor het restmateriaal dat ontstaat na vernietiging van de dossiers. Door minder papier te printen en te verbruiken, en door oud papier een nieuw leven te geven, is dit project een concrete stap om de doelstelling van Nationale Nederlanden van 3% CO2-reductie per jaar te halen.

“Wij helpen organisaties bij het halen van hun duurzaamheidsdoelen”, vertelt Triboo directeur Marc van der Heiden: “Wij hergebruiken het restmateriaal dat overblijft na vernietiging en vertalen dit door naar circulaire kantoormeubels als stoelen, tafels en kasten.”

Meer kansen voor thuis werken

De transitie naar een papierloos kantoor biedt ook meer gelegenheid om thuis te werken, iets waar medewerkers vooral tijdens de pandemie dankbaar gebruik van maken. Beheerders hebben nu thuis toegang tot de digitale dossiers en kunnen daar nu efficiënt werken. Iron Mountain zorgt ervoor dat, door externe opslag en on-demand scanning, Nationale Nederlanden in eigen tempo veilig naar een digitale omgeving kan migreren en daarbij geleidelijk op opslagruimte en kosten kon besparen.