Met ingang van 2025 gebruikt de sector levensmiddelen en drogisterij uitsluitend de datapool van GS1 voor het delen van verpakkingsdata. Daarover hebben retailers en leveranciers afspraken gemaakt binnen de strategic council van GS1 Nederland. Inge Vening van Jumbo is lid van deze groep die de sector vertegenwoordigt: “Als we stappen willen zetten op het gebied van duurzaamheid, zullen we daarin samen moeten investeren. We hebben elkaar nodig.”
Als manager data analytics & product management is Inge Vening verantwoordelijk voor onder meer data analyse en schappresentatie. Goede productdata is daarvoor onontbeerlijk. “Die halen we zoveel mogelijk binnen via GS1 Data Source, de datapool van GS1. Door onze eigen systemen daarop aan te sluiten, kunnen we die data volledig automatisch verwerken en meteen gebruiken. Omdat we zoveel productdata nodig hebben, is het niet meer te doen om die handmatig uit te vragen. Voor een deel doen we dat nu nog wel, maar daar willen we op korte termijn mee stoppen. Daar zijn we onze systemen nu op aan het inrichten.”
Datapool ook goed voor kwaliteit data
Het gebruik van de datapool vergroot niet alleen de efficiëntie, maar ook de kwaliteit van productdata. Vening wijst op het standaard datamodel en de ingebouwde checks en validaties. Daarnaast zijn speciale bureaus actief – de Data Management Services – die de kwaliteit van productdata controleren. “Belangrijk, want soms komt het aan op millimeters. Neem ons nieuwe geautomatiseerde distributiecentrum in Nieuwegein. Als de afmeting van een doos afwijkt van de waarde die in onze systemen staat, gaat het mis en staan de machines stil.”
Duurzaamheidsdoelstellingen
Dat Vening deel uitmaakt van de strategic council van GS1 Nederland, laat zien hoe veel waarde Jumbo hecht aan een efficiënt en betrouwbaar proces voor het delen van productdata. “We hebben niet alleen data nodig voor optimalisatie van onze operationele processen, maar ook om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in gedrag van klanten. Of voor onze rapportage en voortgang op het gebied van duurzaamheid, zodat we op basis daarvan gerichter kunnen sturen. We hebben onze eigen duurzaamheidsdoelstellingen geformuleerd en zien daarnaast toenemende wet- en regelgeving rondom duurzaamheid zoals de CSRD. De roep om transparantie neemt toe.”
Ook steeds meer klanten willen inzicht in de impact van producten op sociaal- en milieugebied. Denk aan herkomst van grondstoffen, gezondheids- of duurzaamheidsscores en hulp bij het maken van een duurzame keuze. “Binnen GS1 kunnen we met andere retailers en leveranciers afspraken maken over het delen van die data. Als lid van de strategic council kunnen we het belang van bepaalde thema’s of datavelden nog eens extra benadrukken. Omgekeerd krijgen wij ook meer begrip voor de situatie waarin leveranciers verkeren. Soms blijkt het verzamelen en delen van data complexer te zijn dan wij als retailers denken. We maken samen afspraken en leren van elkaar. Cruciaal, want we hebben elkaar echt nodig.”
Delen van verpakkingsdata
Als het gaat over duurzaamheidsdata, praat Vening onder meer over verpakkingsdata. Foodretailers hebben data over de samenstelling en het gewicht van verpakkingen nodig om te laten zien in hoeverre de sector de negatieve impact van verpakkingen op het milieu weet te reduceren. “In Nederland moeten we daarover aangifte doen bij Verpact, het voormalige Afvalfonds Verpakkingen, en in België bij Fost Plus. In Nederland gaat het alleen over onze huismerkproducten, maar in België worden we gezien als importeur van A-merkproducten en wordt verwacht dat wij daarover aangifte doen. Daarvoor hebben we heel veel data nodig. Dit is de basis voor de sectorafspraak.”
Binnen de strategic council hebben retailers en leveranciers afgesproken om deze verpakkingsdata met ingang van 2025 – net als andere productdata – te delen via de datapool van GS1. Alle bedrijven die verpakte producten op de markt brengen, moeten ervoor zorgen dat de verpakkingsdata minimaal één keer per jaar correct in de datapool staan. “Dat is de eis. Maar natuurlijk is het fijn als bedrijven tussentijds hun verpakkingsdata bijhouden. Bijvoorbeeld op het moment dat ze een nieuw artikel introduceren.”
In de toekomst meer duurzaamheidsdata
Eigenlijk waren bedrijven in de levensmiddelen- en drogisterijsector al eerder begonnen met het delen van verpakkingsdata. Omdat retailers en leveranciers niet meteen vanaf het begin goede afspraken hadden gemaakt, mondde dat toch weer uit in een tijdrovende Excel-exercitie. “Dit vraagstuk gaat nu alleen over verpakkingsdata, maar in de toekomst zullen we meer duurzaamheidsdata moeten delen. Bijvoorbeeld over de CO2-uitstoot van producten. Of in het kader van de eiwittransitie over het gehalte dierlijke en plantaardige eiwitten. Als weer zo’n vraagstuk op tafel komt, willen we vanaf het begin goede afspraken daarover maken. Dat is niet makkelijk, maar wel noodzakelijk voor een efficiënte en betrouwbare uitwisseling van data.”
Jumbo zelf ontvangt verpakkingsdata van circa 800 leveranciers. Tot voor kort ontvingen zij één keer per jaar op hetzelfde moment de vraag om data aan te leveren vanuit verschillende retailers. “Dat leidde tot een enorme berg data, die we vervolgens handmatig moesten controleren. En vaak moesten we weer contact opnemen met die leveranciers, bijvoorbeeld als ze een veld hadden leeggelaten of helemaal geen formulier hadden teruggestuurd. Nu hebben we de uitvraag verspreid over het jaar, wat het proces iets behapbaarder maakt. Maar nog altijd zijn twee collega’s hier fulltime mee bezig.”
Toewerken naar realtime data
Vening benadrukt opnieuw dat gebruik van de datapool zorgt voor meer efficiëntie en betere kwaliteit. “In de datapool kunnen we alle datavelden meteen goed inrichten. We kunnen automatisch checken of alle velden zijn ingevuld en valideren of er geen afwijkende data zijn ingevoerd. Dat resulteert in een betere kwaliteit van de aangifte bij Verpact en Fost Plus. En afgezien daarvan: nu is het delen van verpakkingsdata nog een jaarlijkse exercitie, maar uiteindelijk willen we toe naar realtime data. Dan kunnen we eerder zien of we onze doelstelling bereiken en eerder maatregelen nemen om bijvoorbeeld meer verpakkingen te reduceren.”
Tot slot roept Jumbo alle retailers en leveranciers op tot samenwerking. “Wij hebben onze rol op het gebied van duurzaamheid en leveranciers ook. Als we stappen op dat vlak willen zetten, moeten we samen daarin investeren. Niet alleen omdat de wetgeving dat eist, maar omdat we allemaal belang daarbij hebben. Als we haast willen maken met verduurzamen, is het zonde als we tijd verspelen bij het delen van data.”