De ‘normerende regeling werkgebonden personenmobiliteit’, onderdeel van het Klimaatakkoord, geldt voor alle bedrijven die meer dan 100 medewerkers in dienst hebben. Het kabinet wil met een Algemene maatregel van Bestuur, waarover nog wel met de Tweede Kamer wordt overlegd, snel een aantal zaken regelen. Eén van die onderdelen uit dat zogenaamde ‘Omgevingsbesluit’ is,  dat de werkgevers de CO2-uitstoot die ontstaat door zakelijk en woon- werkverkeer van hun medewerkers, inclusief het OV, gaan monitoren en rapporteren. Hajo Jansen, Regional Vice President West-Europa van Diligent, de aanbieder van digitale ESG-tools meldt: “Misschien omdat er in de berichtgeving hierover wordt gemeld dat de ‘vermoedelijke ingangsdatum’ 1 januari 2023 is, hebben veel bedrijven nog geen enkele actie ondernomen, of zijn begonnen dit handmatig bij te houden. Dat laatste is tijdrovend en bovendien onnodig.”

8.000 bedrijven

Nederland telt ongeveer 8.000 organisaties met 100 of meer werknemers. In de regeling wordt niet gesproken over FTE’s, dus die 100 is inclusief parttimers. Bij deze werkgevers wordt ca. 60 procent van alle werkgerelateerde reiskilometers door werknemers afgelegd. Zij dienen dus vanaf 1 januari 2024 jaarlijks over het afgelopen jaar de werkgebonden personenmobiliteit te rapporteren. Dat betreft het totaal van de door werknemers gereisde zakelijke en woon-werkkilometers, ongeacht of er met de auto van de zaak, de privé-auto (gesplitst naar brandstofsoort), brommer, fiets of OV is gereisd. Jansen: “Voor werkgevers kàn dat een enorme verzwaring van de administratie betekenen, tenzij dit tijdig én digitaal wordt opgepakt. We zien echter nog te veel bedrijven die de kat uit de boom kijken. Door je dit jaar goed voor te bereiden, wordt het monitoren en rapporteren over het jaar 2023 en verder, alleen maar eenvoudiger.”

Nog geen individuele norm

In het Klimaatakkoord hebben de werkgevers bedongen dat er een collectief plafond wordt ingesteld, zonder individuele norm. Staatssecretaris Heijnen van Infrastructuur en Waterstaat heeft daarmee ingestemd, op voorwaarde dat voor 2030 een besparing is gerealiseerd van 1 Megaton CO2. Als op basis van de jaarlijks aan te leveren gegevens in 2026 blijkt, dat de CO2-uitstoot over de afgelopen 4 jaar voldoende is gedaald, is een individuele norm per bedrijf niet nodig. Is er geen sprake van daling en dreigt het emissieplafond overtreden te worden, dan treedt voor werkgevers met 100 of meer werknemers een individuele norm voor zakelijke mobiliteit in werking. De CO2- uitstoot per reizigers­kilometer wordt dan gemaximeerd. Deze wettelijke norm is al opgenomen in de ontwerpregelgeving, en kan in 2026 dus al in werking treden.

Automatisch CO2 berekenen

De werkgevers hebben in het Klimaatakkoord ook bedongen dat deze CO2-registratie verplichting zo min mogelijk extra administratie vergt. Jansen zegt daarover: “In de gesprekken die wij met bedrijven voeren over deze verplichting zien we eerst ongeloof. Men ziet een enorme berg werk op zich afko­men. Als we dan uitleggen dat ze gebruik kunnen maken van een digitale tool, Diligent ESG, waarin parameters automatisch kunnen worden gekoppeld aan bijvoorbeeld kilometeradministraties en reiskostendeclaraties, dan is men gerustgesteld. Ze hoeven dus niet de CO2-uitstoot zelf bij te houden of te berekenen.” Die tool moet in een bedrijf natuurlijk wel worden geïmplementeerd en ingeregeld, door bijvoorbeeld API’s te koppelen aan alle reisgerelateerde onkosten. “We zien sommige alerte administraties nu hele excel-systemen opzetten om deze rapportage op te zetten, maar dat is eigenlijk onbegonnen werk, en dus ook niet nodig.”

De vereiste jaarlijkse rapportages worden door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat beoordeeld. Werkgevers krijgen een basisrapportage terug met een terugkoppeling van de eigen CO2-reductie en eventuele suggesties voor te ondernemen acties.

“Ondanks deze verhoogde aandacht blijven bedrijven op allerlei gebieden handmatig rapporteren, wat hiaten en fouten in de gegevens kan veroorzaken. Bedrijven hebben soms moeite om gelijke tred te houden met de veranderende wetgeving, met alle risico’s op hoge boetes voor niet-naleving van dien. Organisaties met grote hoeveelheden gegevens die een digitale ESG-oplossing gebruiken, zullen effi­ciën­ter werken, toekomstige trends kunnen voorspellen en tevens beschikken over een consistent en betrouwbaar rapportagesysteem”, voegt Jansen toe.