1. Maatschappelijke jaarverslaggeving

Inleiding

In het kader van het onderwerp -maatschappelijk verantwoord ondernemen’ bent u in juni 2002 geïnformeerd over het adviestraject van de Raad voor de Jaarverslaggeving inzake maatschappelijke jaarverslaggeving (d.d. 28 juni 2002, ez02000339). Thans informeer ik u over de afronding van dit adviestraject. De eerste fase van het adviestraject bestond uit publicatie van de ontwerp-Richtlijn 400 -Jaarverslag’. Deze ontwerp-Richtlijn, waarin aanbevelingen zijn opgenomen voor het directieverslag betreffende informatie over maatschappelijk verantwoord ondernemen, is u bij brief van 28 juni 2002 toegezonden. Inmiddels is deze Richtlijn 400 -Jaarverslag’ definitief door de Raad voor de Jaarverslaggeving vastgesteld en zal in november integraal worden opgenomen in de Editie 2003 van de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving.
De tweede fase van het adviestraject bestond uit de ontwikkeling van een conceptueel kader voor afzonderlijke maatschappelijke verslaggeving. Dit traject heeft geleid tot de -Handreiking voor Maatschappelijke verslaggeving’ die mij op 25 september jl. door de Voorzitter van de Raad voor de Jaarverslaggeving is aangeboden en u hierbij ter informatie aantreft.

1. Samenvatting -Handreiking voor Maatschappelijke verslaggeving’

De doelstelling van de handreiking is het bieden van een conceptueel kader dat organisaties kunnen gebruiken bij het opstellen van hun maatschappelijk verslag. Er worden aanknopingspunten en overwegingen gegeven. De gebruikersgroep van maatschappelijke verslaggeving is divers. Bovendien zijn de maatschappelijke aspecten voor iedere organisatie heel specifiek. Daarom is het, naast het gebruik van handreikingen, ook van belang een dialoog te voeren met relevante belanghebbenden (stakeholders).
Hoewel maatschappelijke verslaggeving vooral geschiedt door productie- en dienstverlenende organisaties is deze tevens relevant voor andere organisaties zoals overheidsinstellingen en maatschappelijke organisaties. In het maatschappelijk verslag wordt informatie gegeven over de economische, milieu-sociale aspecten van de organisatie en de effecten van de bedrijfsvoering op de
maatschappij. Eén van de doelstellingen van maatschappelijke verslaggeving is het informeren van stakeholders van de organisatie. Tegelijkertijd wordt op deze wijze tegenover stakeholders verantwoording afgelegd over de wijze waarop de organisatie haar verantwoordelijkheden op verschillende terreinen heeft ingevuld. Het maatschappelijk verslag biedt een uitgangspunt voor de dialoog tussen organisaties en hun stakeholders.
Maatschappelijke verslaggeving voorziet echter niet alleen in de informatiebehoefte van stakeholders, maar heeft tevens voordelen voor de opstellers, zoals inzicht in nieuwe marktkansen, meer inzicht in risico’s, verbetering van reputatie, vergroting van de motivatie van werknemers, vermindering van confictvorming, bijdrage aan de bedrijfscultuur en/of interne cohesie. Ook kan het leiden tot lagere vermogenskosten. De informatie in het maatschappelijk verslag is begrijpelijk, relevant, betrouwbaar en vergelijkbaar. Het beeld dat wordt geschetst in het maatschappelijk verslag is representatief voor de werkelijke situatie. De informatie in het maatschappelijk verslag wordt gepresenteerd volgens een logische structuur van beleid, doelstellingen, management, prestaties en toekomstige ontwikkelingen. Voor een juiste interpretatie van de behaalde prestaties is informatie nodig over de organisatie waarover wordt gerapporteerd, de reikwijdte van het verslag en het verslaggevingsbeleid. Wijzigingen in de grondslagen of wijze van presentatie moeten op toereikende wijze worden toegelicht. In het maatschappelijk verslag wordt informatie gegeven over de visie van de organisatie op maatschappelijk verantwoord ondernemen en haar beleid op dit gebied. Voorts wordt informatie gegeven over de wijze waarop maatschappelijk verantwoord ondernemen is ingebed in de bestuursstructuur en de managementsystemen. Ook wordt informatie
gegeven over de dialoog met stakeholders en de resultaten daarvan.

Het is daarbij belangrijk de informatie over de economische, sociale en milieuprestaties in een juiste context te plaatsen en op een toereikende wijze toe te lichten. De wijze van presentatie is zodanig gestructureerd dat vergelijking in de tijd mogelijk is. Het maatschappelijk verslag kan op verschillende manieren worden gepubliceerd:
afzonderlijk of gebundeld met de financiële verslaggeving. Het heeft de voorkeur dat organisaties jaarlijks hun maatschappelijk verslag publiceren, indien mogelijk gelijktijdig met het financiële jaarverslag. Organisaties die via internet informatie publiceren kunnen ervoor kiezen deze informatie vaker te actualiseren. Organisaties stellen hun maatschappelijk verslag op verzoek beschikbaar. Om de toegankelijkheid te bevorderen wordt op de website van de betreffende organisatie aangegeven of de organisatie al dan niet een maatschappelijk verslag publiceert.
Ten behoeve van een vergelijking in de tijd wordt van organisaties verwacht dat zij maatschappelijke verslagen van tenminste drie opeenvolgende jaren bewaren.

Waardering en follow-up
In 2001 is aan de Raad voor de Jaarverslaggeving gevraagd een richtinggevend kader te ontwikkelen voor maatschappelijke verslaggeving met als uitgangspunten vrijwilligheid en eigen verantwoordelijkheid. Daarbij is tevens gevraagd rekening te houden met internationale ontwikkelingen, zoals het Global Reporting Initiative, en goede voorbeelden uit de praktijk.
De -Handreiking voor Maatschappelijke verslaggeving’ geeft enerzijds handzame informatie voor het opstellen van een maatschappelijk jaarverslag, anderzijds laat het ook ruimte voor eigen invulling door bedrijven. Ik beschouw deze handreiking als een belangrijke stap in de ontwikkeling van vorm en inhoud van maatschappelijke verslaggeving en heb dan ook mijn waardering uitgesproken voor hetgeen de Raad voor de Jaarverslaggeving tot stand heeft gebracht.
Met het publiceren van een maatschappelijk jaarverslag kunnen bedrijven tegemoet komen aan de roep uit de samenleving om meer transparantie. Ik verwacht dan ook dat meer en meer bedrijven over zullen gaan tot het opstellen van een maatschappelijk jaarverslag. Samen met de Raad voor de Jaarverslaggeving zal ik in elk geval de verdere bekendstelling onder bedrijven van de -Handreiking’ actief ter hand nemen. Daarnaast is mijn inzet te gaan volgen in hoeverre met name middelgrote en grote bedrijven hun eigen verantwoordelijkheid nemen en overgaan tot het opstellen van een maatschappelijk jaarverslag. In 2004 zal ik daar onderzoek naar laten doen. In dat onderzoek zal bovengenoemde -Handreiking’ leidraad vormen voor de beoordeling van de kwaliteit van gepubliceerde jaarverslagen.

2. Kennis – en informatiecentrum MVO

Bij brief van 22 april 2003 (Kamerstukken II, vergaderjaar 2002-2003, 28 775, nr. 3) liet mijn voorganger u weten een aantal beslissingen met betrekking tot het Kennis – en informatiecentrum MVO aan te houden. Thans kan ik u berichten dat ik, in overleg met het bestuur van het Kennis- en informatiecentrum MVO, besloten heb tot oprichting van de Stichting Kennis – en Informatiecentrum MVO. Dit is overeenkomstig de stukken die hier eerder over aan u zijn voorgelegd in het kader van de Comptabiliteitswetprocedure (Kamerstukken II, vergaderjaar 2002-2003, 28775, nrs 1 en 2). Ik heb tevens besloten het centrum fysiek onder te brengen bij Novem, een agentschap van het ministerie van Economische Zaken. Dit vanwege het voordeel van het kunnen delen van faciliteiten bij het bereiken van de doelgroepen van het centrum. Ik zal, samen met het bestuur van de Stichting Kennis – informatiecentrum MVO, er voor zorgen dat het centrum zo spoedig mogelijk operationeel wordt. Ik heb met het bestuur afgesproken te komen tot goede
afspraken over interactie van beleidsactiviteiten die vanuit het ministerie van Economische Zaken worden ondernomen met de uitvoerende activiteiten van het Kenniscentrum. Ook zal het Kenniscentrum voor mij een signaalfunctie hebben:
bevindingen uit het veld worden aan mij teruggekoppeld. Tevens zal ik vanwege het directe belang voor het maken van MVO-beleid, een taak van het ministerie van Economische Zaken zelf, het jaarlijkse werkplan goedkeuren.

3. Duurzaamheidindex
In mijn antwoord van 27 augustus jl. op vragen van uw Kamer (2020313290) over het introduceren van een duurzaamheidindex door Euronext, heb ik aangegeven met Euronext in contact te treden om te spreken over de mogelijkheid om op termijn tot introductie van duurzaamheidindicaties over te gaan dan wel alternatieven te bekijken. Er is inmiddels contact met Euronext geweest. Indices, van onafhankelijke organisaties, kunnen een nuttig instrument zijn voor de beoordeling van de duurzaamheid van bedrijven. Op dit moment heeft echter geen enkele beurs ter wereld haar eigen duurzaamheidindex. Er staan echter toch vooral andere wegen open voor het stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Zoals via verspreiding van goede voorbeelden en het bevorderen van transparantie en meer en betere maatschappelijke jaarverslagen. Daarnaast kleeft aan een index ook het bezwaar dat het niet eenduidig de mate van duurzaamheid van een bedrijf uitdrukt. Bovendien is het de vraag of een nationale duurzaamheidindex zinvol is, mede in het licht van de reeds bestaande Europese en internationale indices. Gezamenlijk is daarom geconcludeerd dat het introduceren van een duurzaamheidindex door Euronext op korte termijn niet aan de orde zal zijn. Vooralsnog ook bestaat er geen eenduidigheid over criteria voor duurzaamheid.

De eerste stap die ik daarom zal zetten is na te gaan of er in de markt behoefte is aan een breed gedragen set van duurzaamheidcriteria en, zo ja, wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn om tot een dergelijke set van criteria te komen. Met Euronext is niettemin afgesproken te bezien waar, mede in het licht van het bovenstaande, mogelijkheden tot samenwerking bestaan, zoals het faciliteren van de bewustwording bij genoteerde ondernemingen en beleggers over dit onderwerp.

(w.g.) mevr. ir. C.E.G. van Gennip MBA
Staatssecretaris van Economische Zaken