DSM heeft met behulp van het SAP Business Network en SAP Ariba zijn wereldwijde indirecte procurement verduurzaamd. De 5 lessen die daaruit voortvloeiden zijn waardevol voor iedereen die zijn inkooporganisatie duurzaam wil transformeren.
De duurzaamheidsdoelstellingen van DSM zijn op zijn zachtst gezegd ambitieus. Het bedrijf heeft een ‘purpose-led, performance-driven’ strategie omarmd waarmee ze een positieve bijdrage wil leveren aan mensen, de planeet en gemeenschappen. Belangrijke doelstellingen daarin zijn onder andere een versnelde transformatie richting een NetZero-economie, eerlijke afspraken met toeleveranciers en voldoende gezonde voeding voor iedereen.
Die doelstellingen realiseren zich niet vanzelf. Een van de actiepunten van DSM was de transformatie van de wereldwijde activiteiten rondom indirecte procurement. Niet zonder reden: zonder duurzame, efficiënte indirecte procurement zijn ook de eindproducten van DSM immers niet duurzaam, laat staan dat die inspanningen goed kwantificeerbaar zijn. Wie geen zaken doet met duurzame partners, doet zelf geen duurzame zaken.
buy.SMART-programma
Met zijn ‘buy.SMART’-programma wilde DSM de inkooptransacties digitaliseren en automatiseren, zodat het niet alleen kostenbesparingen kon realiseren. Zo is het voor DSM belangrijk dat de uitgaven voor indirecte goederen en diensten matchen met het inkoopbeleid voor duurzaamheid en diversiteit van leveranciers.
Dit zijn de vijf lessen die je kunt leren uit DSM’s procurementtransformatie:
1. Maak gebruik van een businessnetwerk
Voor het realiseren van de buy.SMART-visie, integreerde DSM het businessnetwerk SAP Business Network met een upstream source-to-contract-proces. Dit deed het bedrijf met behulp van de SAP Ariba Sourcing, SAP Ariba Contracts, SAP Ariba Supplier Lifecycle and Performance en SAP Ariba Supplier Risk. Voor het downstream procure-to-payproces heeft DSM gekozen voor het SAP Ariba Buying-systeem.
De voordelen van deze opzet rondom het SAP Business Network zijn legio. Je vindt veel sneller geschikte handelspartners in jouw supplychain, waaronder leveranciers, (logistieke) dienstverleners, assetoperators en onderhoudscontractanten. Dankzij automatisering kun je veel taken efficiënter uitvoeren of zelfs geheel automatiseren. Daarnaast profiteer je van een hogere zichtbaarheid in alle processen in je supplychain. Heeft een leverancier leveringsproblemen? Dan is een alternatief eenvoudiger en sneller voorhanden, wat je veerkracht bevordert.
“Dankzij SAP Ariba heeft DSM de samenwerking met leveranciers versterkt, de gebruikerservaring van alle deelnemers verbeterd, de transactiestroom geautomatiseerd en fouten aanzienlijk verminderd”, aldus Andries Feikema, Global Director Procurement Digitalization & Transformation bij DSM.
2. Maak gebruik van onafhankelijke duurzaamheidsratings
Natuurlijk kan een zakenpartner uit het businessnetwerk beweren dat het duurzaam opereert, of dat hun producten voldoen aan duurzaamheidsnormen. Beter is het dit door een neutrale partij te laten vaststellen. DSM maakt hiervoor gebruik van EcoVadis. Deze onafhankelijke organisatie beoordeelt en rangschikt bedrijven op milieuverantwoordelijkheid, ethische behandeling van werknemers en andere praktijken.
DSM heeft hiervoor SAP Ariba gelinkt aan EcoVadis. Het bedrijf kan op die manier vanuit Ariba eenvoudig leveranciers kwalificeren op basis van specifieke duurzaamheidscriteria. Het bedrijf breidt deze duurzaamheidsbeoordeling momenteel uit om zijn inkoopprofessionals nog meer inzicht te geven in zijn partners en met wie het zaken doet.
“Duurzaamheid zit in het DNA van DSM. Het speelt dan ook een grote rol voor onze inkooporganisatie. Het is een belangrijk element in de selectie van onze leveranciers en dat toetsen we direct in de SAP Ariba-oplossing. Het is belangrijk dat we de juiste leveranciers selecteren om zaken mee te doen. Dit is direct ingebed in ons procesontwerp”, zegt Feikema.
3. Doe de pilot in de meest uitdagende markt
Het lijkt misschien aantrekkelijk om de pilot voor een procurementoplossing te doen in een eenvoudige markt. Toch is dat niet per se de beste optie. DSM koos zelfs voor een radicaal andere strategie: begin bij de lastigste markt. Op die manier weet je zeker dat je alle mogelijke hobbels vroegtijdig kunt gladstrijken.
DSM hield de pilot van het nieuwe procurementsysteem in de regio met het meest complexe belastingstelsel: Brazilië. Dankzij deze aanpak leerde het bedrijf veel over de processen en de oplossing en is de rest van de wereldwijde uitrol veel gemakkelijker geworden.
4. Standaardiseer waar mogelijk
Omdat de pilot onmiddellijk procesefficiëntie opleverde, paste DSM het procesontwerp toe in alle andere landen. De enige wijzigingen die in het gestandaardiseerde ontwerp mochten worden aangebracht, hadden te maken met fiscale of lokale regelgeving. Dankzij deze standaardisering verlopen de procurementprocessen overal ter wereld op min of meer dezelfde manier. Dat versnelde niet alleen de uitrol, maar maakt het gehele proces inzichtelijker en efficiënter.
5. Vergeet verandermanagement niet
De implementatie van nieuwe technologieën en processen is natuurlijk cruciaal. Die veranderingen moeten echter wel ‘landen’ bij alle betrokken medewerkers. Zonder hun adoptie van de vernieuwingen zijn alle inspanningen uit investeringen nauwelijks iets waard.
DSM ondersteunde het project met uitgebreide aandacht voor verandermanagement. Zo creëerde DSM een expertdesk als een wereldwijde permanente functie, belast met supplier enablement, sourcing support en contractimplementatie. DSM richtte ook een wereldwijd team van 270 ‘champions’ op om de adoptie te verbeteren en gebruikers te begeleiden bij het gebruik van de nieuwe inkoopprocessen, zowel upstream als downstream. Deze kartrekkers spreken de lokale taal en stonden klaar om de veranderingen uit te leggen en training te geven aan eindgebruikers.
“We hebben communicatie, training en veranderingsmanagement onderdeel van het programmabeheer gemaakt. We hebben ons programma niet benaderd als de implementatie van een tool, maar als een echte bedrijfstransformatie. Gebruikers staan centraal in het succes van ons transformatieprogramma”, besluit Feikema.