De aankomende Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) brengt nieuwe eisen met zich mee voor bedrijven op het gebied van duurzaamheidsrapportage. Eén van de kerncomponenten in dit proces is het rapporteren over de impact van de organisatie, waarbij bedrijven zowel de impact van duurzaamheid op hun financiële prestaties als de impact van hun activiteiten op mens en milieu moeten rapporteren. Het is cruciaal om de dataverzameling voor deze rapportage nauwkeurig en consistent uit te voeren. Echter, in de haast om aan de nieuwe regelgeving te voldoen, kan het verleidelijk zijn om snel een tool te kiezen voor de duurzaamheidsrapportage zonder voldoende aandacht te besteden aan de bredere IT-context. Dit kan echter leiden tot ongewenste complicaties.
De rol van IT in bedrijfslandschap
De IT-afdeling speelt een cruciale rol bij het inrichten van het IT-landschap van een organisatie. Dit landschap omvat niet alleen de hardware en software, maar ook de integratie van systemen en de manier waarop data wordt verzameld, verwerkt en geanalyseerd. De IT-manager zorgt ervoor dat er een solide, geïntegreerde infrastructuur is die de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens waarborgt. Dit voorkomt “meerdere versies van de waarheid”, een situatie waarin dezelfde gegevens op verschillende plekken worden bewaard en beheerd, wat kan leiden tot inconsistenties en fouten.
Het gevaar van schaduw IT
Wanneer een nieuwe tool voor duurzaamheidsrapportage wordt geïmplementeerd zonder grondige integratie met bestaande systemen, ontstaat het risico van schaduw IT. Dit houdt in dat er buiten de officiële IT-processen om gegevens worden verzameld en beheerd. Hoewel dit soms tijdelijk efficiënter lijkt, kan het leiden tot meerdere versies van dezelfde gegevens, wat het moeilijk maakt om te bepalen welke versie de juiste is. Dit probleem wordt nog complexer wanneer verschillende afdelingen hun eigen methoden en tools gebruiken voor gegevensverzameling en -rapportage.
Eén waarheid: het Belang van geïntegreerde systemen
Om de risico’s van schaduw IT en datainconsistentie te vermijden, is het essentieel om een geïntegreerd systeem te hebben waarin één waarheid wordt gehanteerd. Dit betekent dat alle gegevens centraal worden gecoördineerd en beheerd, wat de consistentie en betrouwbaarheid van de rapportage waarborgt. Een goed doordachte implementatie van tools, die past binnen het bestaande IT-landschap, is cruciaal. Dit helpt niet alleen om dubbele administraties te vermijden, maar vergemakkelijkt ook het auditproces, doordat alle relevante informatie op een gestructureerde en uniforme manier toegankelijk is.
De praktische uitvoering: medewerkers en de tools
Bij het kiezen van een tool voor duurzaamheidsrapportage is het belangrijk om te beseffen dat dit vaak als een ‘add-on’ op het bestaande werk van medewerkers zal worden gezien. Dit kan leiden tot weerstand, vooral als de tool niet goed is geïntegreerd in de dagelijkse workflows. Daarom is het van belang om te investeren in tools die niet alleen de nodige functionaliteiten bieden, maar ook goed passen bij de werkprocessen en het bestaande IT-landschap. Dit zorgt ervoor dat de invoer van gegevens zo eenvoudig mogelijk is en voorkomt dat medewerkers extra werk moeten verrichten om dezelfde informatie op verschillende plekken in te voeren.
Probeer zoveel als mogelijk bij de bestaande IT-infrastructuur te blijven
Het voorbereiden op de CSRD en de bijbehorende rapportage vereist meer dan alleen de keuze voor de juiste tool. Het is een kwestie van zorgvuldige planning en integratie binnen het bestaande IT-landschap om ervoor te zorgen dat er één enkele waarheid is voor alle gegevens. Door nauw samen te werken met IT-managers en andere belanghebbenden, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun duurzaamheidsrapportage niet alleen aan de regelgeving voldoet, maar ook efficiënt en betrouwbaar is. Probeer daarom niet één tool te zoeken die het antwoord lijkt op alles. Idealiter wordt er gekeken naar of het mogelijk is om nieuwe invoervelden toe te voegen aan systemen die al gebruikt worden, of om data te combineren door middel van dashboarding of data warehouses.
Amber Kesselaer, co-founder Move to Impact