Femke Helgers (PwC): ‘De ins en outs van de dubbele materialiteits-beoordeling’

De CSRD verhoogt het aantal openbaarmakingen dat bedrijven moeten doen over “materiële” duurzaamheidskwesties aanzienlijk (naast een aantal basisgegevens). In het bijzonder, moeten bedrijven die op grond van de CSRD moeten rapporteren, een “dubbele materialiteitsbeoordeling” uitvoeren om vast te stellen welke duurzaamheidskwesties voor de organisatie en haar stakeholders het belangrijkst zijn.

De dubbele materialiteitsbeoordeling bepaalt niet alleen de reikwijdte van de duurzaamheidsrapportage van de organisatie. Het maakt ook een efficiënte toewijzing mogelijk van de middelen die nodig zijn om te voldoen aan de CSRD en biedt onmisbare inzichten voor het vormgeven van de bedrijfsstrategie. Deze pagina neemt u mee door een proces van zeven stappen voor de uitvoering van een dubbele materialiteitsbeoordeling. Het laat u uitdagingen zien bij het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling en introduceert enkele strategische gevolgen hiervan.

Wat is precies Double Materiality

Het uitvoeren van een “dubbele materialiteitsbeoordeling” is volgens de richtlijn Corporate Sustainability Reprting Directive (CSRD) verplicht voor rapporterende entiteiten die op grond van de richtlijn moeten rapporteren. Het sleutelwoord hier is ‘dubbel’. Het verwijst naar het feit dat bedrijven die rapporteren over duurzaamheid de relevantie van een duurzaamheidskwestie vanuit twee perspectieven moeten bekijken.

Enerzijds hebben organisaties invloed op mens en milieu (de inside-out visie). Denk aan schade aan de natuur of schendingen van mensenrechten. Anderzijds creëren duurzaamheidsgerelateerde ontwikkelingen en gebeurtenissen (nieuwe) risico’s en kansen voor organisaties (de outside-in visie). Voorbeelden hiervan zijn reputatierisico bij incidenten van corruptie, de invoering van nieuwe CO2-heffingen of kansen voor de ontwikkeling van nieuwe circulaire en duurzame producten.

Gefundeerde beslissingen nemen over materialiteit

Volgens het dubbele materialiteitsconcept kan een duurzaamheidsonderwerp materieel zijn vanuit het oogpunt van impact en/of vanuit het oogpunt van risico’s en kansen. Hoewel de CSRD hiervoor enkele richtlijnen geeft, moet een organisatie uiteindelijk zelf bepalen of een onderwerp materieel is of niet, en de gemaakte keuzes moeten onderbouwen.

Een beoordeling van welke onderwerpen voor een organisatie het meest relevant (of: materieel) zijn, en dus in haar duurzaamheidsverslaggeving moeten worden opgenomen, is een essentiële eerste stap op weg naar CSRD-compliance. De uitkomsten van een dergelijke beoordeling bepalen, in MVO-specifieke termen, welke verslaggevingsstandaarden, toelichtingen en datapunten in de duurzaamheidsverslaggeving van een organisatie moeten worden opgenomen en welke terecht buiten beschouwing kunnen worden gelaten.

Focus op wat het belangrijkst is

In bredere zin zorgt het concept van dubbele materialiteit ervoor dat duurzaamheidsverslaggeving zich richt op de onderwerpen die het meest relevant zijn voor de organisatie en haar stakeholders. Materiële onderwerpen liggen ook ten grondslag aan de (duurzaamheids)strategie. Een verslag en strategie gebaseerd op materiële onderwerpen creëren meer transparantie, dragen bij tot betere besluitvorming en zorgen ervoor dat tijd en middelen worden gericht op die onderwerpen die er het meest toe doen voor zowel de organisatie, haar stakeholders als de maatschappij in het algemeen.

Met dit proces van zeven stappen kunnen organisaties de dubbele materialiteitsbeoordeling volgen. Voor elke stap lichten we de aanpak toe en geven we inzichten vanuit een praktisch perspectief.

Zeven stappen: CSRD dubbele materialiteitsbeoordeling

1. Stap 1: Belanghebbenden identificeren en betrekken
2. Stap 2: Opstellen lijst van mogelijk relevante duurzaamheidszaken
3. Stap 3: Impacts, risico’s en kansen definiëren
4. Stap 4: Impacts beoordelen
5. Stap 5: Beoordelen financiële kansen en risico’s
6. Stap 6: Opstellen materialiteitsoverzicht
7. Stap 7: Strategische implicaties

Stap 1: Belanghebbenden identificeren en betrekken

Stakeholders staan centraal bij een dubbele materialiteitsbeoordeling en daarnaast introduceren de Europese standaarden voor duurzaamheidsverslaglegging (ESRS – standaarden verbonden met de CSRD) nieuwe overwegingen met betrekking tot de groep stakeholders die betrokken moeten worden.

• Wie zijn de stakeholders waarop de organisatie invloed heeft?
• Welke stakeholders kunnen de organisatie beïnvloeden?
• Stakeholdermapping kan een nuttig instrument zijn om te bepalen welke groepen rechtstreeks bij de materialiteitsbeoordeling moeten worden betrokken.

Het doel van stakeholderbetrokkenheid is te begrijpen hoe mensen door de organisatie kunnen worden beïnvloed en hoe input en feedback te krijgen over (materiële) duurzaamheidsonderwerpen. Door betrokkenheid van stakeholders kunnen organisaties (nieuwe) duurzaamheidsonderwerpen identificeren die in hun materialiteitsbeoordeling moeten worden meegenomen. Kwalitatieve en kwantitatieve input van stakeholders kan ook bijdragen aan de beoordeling (relatieve score) van de effecten, risico’s en kansen in volgende stappen.

Onder CSRD is het gebruik van input van stakeholders veranderd. Terwijl stakeholders voorheen werd gevraagd welke onderwerpen zij belangrijk vonden, wordt hen nu gevraagd de belangrijkste impact van de organisatie op mens en milieu en de belangrijkste duurzaamheidsrisico’s en -kansen voor de organisatie te identificeren. Dit is een uitdaging, omdat niet alle stakeholders in staat zullen zijn een breed scala aan ESG-onderwerpen vanuit deze twee perspectieven te vergelijken en te beoordelen.

Daarom helpt het om een deel van de beoordeling uit te voeren met interne en externe deskundigen op de verschillende duurzaamheidsgebieden. Dat helpt om inzicht te krijgen in de impact van de organisatie, maar zorgt er ook voor dat de stakeholderdialoog zich kan richten op wat de organisatie beter kan doen. De dialoog met belanghebbenden is niet alleen nodig om input te verzamelen voor de materialiteitsbeoordeling, maar er moet ook tijd zijn voor discussie over de strategie, het beleid en de actieplannen voor deze onderwerpen.

Stap 2: Opstellen lijst van mogelijk relevante duurzaamheidszaken

In de november 2022 update van de ESRS is bepaald dat de standaarden over klimaatverandering en (een deel van) eigen personeelsbestand (organisatie met < 250 werknemers) duurzaamheidskwesties zijn die materieel zijn voor elke organisatie binnen de reikwijdte van de CSRD. Daarnaast geven de ESRS een lijst van sectorgerichte duurzaamheidskwesties waarmee organisaties rekening moeten houden bij hun materialiteitsbeoordeling.

Organisaties zullen ook entiteitspecifieke duurzaamheidskwesties moeten identificeren die niet expliciet in het ESRS worden genoemd. Een voorbeeld is het belastingbeleid van een bedrijf, dat een aanzienlijk effect kan hebben op de samenleving. Maar daarnaast ook een risico en een kans kan zijn, gezien de regelgeving over belastingtransparantie en maatregelen tegen belastingontwijking. In een later stadium zullen organisaties ook sectorspecifieke duurzaamheidskwesties in overweging moeten nemen op basis van de sectorspecifieke ESRS die nog in ontwikkeling zijn.

Organisaties moeten bij het identificeren van mogelijk relevante duurzaamheidskwesties rekening houden met hun activiteitensectoren, geografische werkgebieden en stappen in de waardeketen. Eerdere materialiteitsbeoordelingen, interne documentatie (bv. effect- en risicobeoordelingen), externe documentatie (bv. sectorrapporten, benchmarks en ESG-ratings) en inzichten uit de betrokkenheid van belanghebbenden kunnen als input worden gebruikt.

Door samen te werken met interne specialisten (bv. van duurzaamheids- en risicomanagementteams) en gebruik te maken van interne bronnen (bv. strategiedocumenten) voorkomen organisaties dat zij worden overstelpt met een enorme lijst van onderwerpen en kunnen zij een bruikbare korte lijst opstellen van onderwerpen die in de volgende stappen van de beoordeling in aanmerking moeten worden genomen.

Stap 3: Impacts, risico’s en kansen definiëren

Bij het bepalen of de in de vorige stap vastgestelde duurzaamheidskwesties inderdaad van materieel belang zijn (en dus in de duurzaamheidsverklaringen moeten worden vermeld), is de volgende stap ze te definiëren – zoals vereist door het ESRS – in termen van de effecten die de organisatie heeft en de risico’s en kansen die ze opleveren.

Dit kan een uitdaging zijn. De impacts van een organisatie op mens en milieu kunnen positief of negatief, feitelijk of potentieel zijn, en samenhangen met de effecten van andere thema’s. Impacts, risico’s en kansen kunnen zich voordoen op korte, middellange of lange termijn en betrekking hebben op (toekomstige) gebeurtenissen en activiteiten in de hele waardeketen.

In onze ervaring is het cruciaal om alle relevante eenheden van een organisatie aan te boren om deze beoordelingen zo rijk mogelijk te maken en ook om dubbel werk te voorkomen. Omdat deze beoordelingen de hele waardeketen moeten bestrijken, moeten organisaties belanghebbenden en themadeskundigen raadplegen, bijvoorbeeld als het gaat om de gevolgen voor de biodiversiteit en de mensenrechten van werknemers in de toeleveringsketen.

Stap 4: Impacts beoordelen

Zodra duurzaamheidskwesties zijn beschreven in termen van impacts, risico’s en kansen (stap 3), is de volgende stap het kwantificeren van die effecten (stap 4) en risico’s en kansen (stap 5). Dit vereist het beantwoorden van vragen als:

• Hoeveel schade veroorzaakt een bepaalde activiteit?
• Hoeveel mensen worden erdoor getroffen?
• Wat zijn de kosten van het ongedaan maken van de negatieve gevolgen van een activiteit?

De gedetailleerdheid van deze stap is enerzijds nodig om de in het ESRS gedefinieerde parameters toe te passen. Anderzijds maakt het de toekomstige openbaarmaking makkelijker. Een fijnmazige beoordeling helpt om later te bepalen welke openbaarmakingsvereisten en datapunten materieel zijn. Bovendien moeten organisaties bekendmaken hoe zij de effecten, risico’s en mogelijkheden in verband met elk onderwerp beheren. Door hier in detail op in te gaan, worden mogelijke strategische gevolgen duidelijker.

Input voor deze kwantitatieve beoordelingen kan worden verkregen door (opnieuw) in gesprek te gaan met belanghebbenden en deskundigen, zowel intern als extern, door middel van interviews, enquêtes en workshops. Naast deze bottom-up benadering wordt een holistische, top-down beoordeling van de resultaten geadviseerd om een kritieke uitdaging aan te pakken waarmee organisaties worden geconfronteerd bij het beoordelen van effecten: Hoe vergelijk je effecten die totaal verschillend van aard zijn? Is het bijvoorbeeld logisch dat biodiversiteit hoger scoort op impactmaterialiteit dan corruptie?

Stap 5: Beoordelen financiële kansen en risico’s

De volgende stap is het beoordelen van het effect van duurzaamheidsrisico’s en -kansen op de ondernemingswaarde van een bedrijf. Met andere woorden, het beoordelen van de financiële effecten die nog niet in de jaarrekening zijn verwerkt. De CSRD vraagt organisaties naar de financiële effecten te kijken vanuit twee perspectieven:

• in hoeverre kun je je huidige middelen blijven gebruiken;
• in hoeverre kun je je bestaande relaties in stand houden?

Dit is een uitdagende oefening. Het vereist inzicht in wat er in de waardeketen gebeurt en inzicht in duurzaamheidsontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op bedrijfsprocessen. Zullen vervuilende activiteiten zwaarder worden belast? Zullen klanten om andere (duurzamere) producten en diensten vragen? Wat zijn de financiële gevolgen van reputatierisico’s als gevolg van mogelijke mensenrechtenschendingen?

Beoordeling van risico’s en kansen

De beoordeling van risico’s en kansen vereist inbreng van diverse deskundigen.

• Duurzaamheidsteams kunnen helpen bij het identificeren van gebeurtenissen die een risico of kans kunnen opleveren. Denk hierbij aan nieuwe regelgeving, toegenomen publieke controle of veranderende verwachtingen van belanghebbenden met betrekking tot een bepaald onderwerp.
• Risicodeskundigen kunnen ondersteuning bieden en zorgen voor afstemming op de bredere aanpak van het risicobeheer van de onderneming.
• Financiële deskundigen kunnen helpen de omvang van het financiële effect te beoordelen, bv. stijging van de O&O-uitgaven, inkomstenverlies of stijging van de operationele kosten.

Wij stellen voor deskundigen samen te brengen in een workshop, zodat zij elkaar kunnen uitdagen over de relatieve score van elk onderwerp en hoe dat past in het grotere geheel.

Stap 6: Opstellen materialiteitsoverzicht

Zodra alle effecten, risico’s en kansen zijn beoordeeld, kan een organisatie afzonderlijke ranglijsten (hoge tot lage materialiteitsscore) opstellen voor negatieve effecten, positieve effecten, risico’s en kansen. Door een drempel of afkappunt toe te passen kunnen deze lijsten worden opgesplitst in materiële (bovenaan) en niet-materiële (onderaan) gevolgen, risico’s en kansen.

De uitdaging ligt hier in het bepalen van de drempels, aangezien de ESRS hiervoor slechts beperkte richtlijnen biedt. Een organisatie moet alle belangrijke effecten, risico’s en kansen opnemen, maar als er te veel worden opgenomen, zijn de duurzaamheidsverklaringen en -strategie niet meer gericht op de onderwerpen die er het meest toe doen. Een dialoog met het senior management en de betrokken deskundigen is nodig om een holistisch beeld te ontwikkelen van de meest materiële zaken.

Voor de duurzaamheidsrapportage, maar ook voor interne discussies, moeten de uitkomsten van de beoordeling nu worden gevisualiseerd. Een materialiteitsmatrix is een optie, maar geen vereiste in het kader van de CSRD. Het voordeel is dat een matrix een goed leesbaar, geconsolideerd overzicht biedt. Het nadeel is dat sommige informatie verloren gaat, aangezien er aannames nodig zijn om positieve en negatieve effecten en risico’s en kansen te consolideren en in één punt in de matrix uit te zetten. Sommige organisaties besluiten daarom de resultaten weer te geven in een tabel met meer details.

Stap 7: Strategische implicaties

Voor elke als materieel aangemerkte duurzaamheidskwestie vereist de CSRD dat bedrijven precies bekend maken welke maatregelen zij nemen om hun milieu- en maatschappelijke effecten te beheren. Als gevolg daarvan moeten bedrijven niet alleen de metrieken en doelstellingen bekendmaken die zij voor elke duurzaamheidsmaatregel hebben vastgesteld, maar ook het beleid en de actieplannen die zij zullen uitvoeren om hun doelen te bereiken. Kortom:

• Wat willen ze bereiken?
• Hoe willen zij dit te bereiken?

Daarnaast verplicht de CSRD bedrijven om bekend te maken hoe zij in hun strategische planningsprocessen rekening houden met duurzaamheidskwesties. Dit houdt onder meer in dat moet worden toegelicht hoe materiële effecten, risico’s en kansen voortvloeien uit en vragen om aanpassing van het bedrijfsmodel, de marktpositie en de waardeketen (nu en in de toekomst).

Kortom, deze vereisten leiden tot een toenemende noodzaak om bij de ontwikkeling van de bedrijfsstrategie uitdrukkelijk rekening te houden met de gevolgen voor de duurzaamheid en een perspectief op langere termijn te hanteren. De openbaarmaking van actieplannen vereist ook dat ondernemingen geloofwaardig formuleren hoe zij ervoor zullen zorgen dat duurzaamheidskwesties in de organisatie worden aangepakt en welke delen van de organisatie daarbij betrokken moeten worden.

Praktische tips en takeaways

• Een dubbele materialiteitsbeoordeling is de essentiële eerste stap naar MVO-naleving die nodig is zodat organisaties hun verdere inspanningen kunnen richten op de duurzaamheidskwesties die voor hen en hun stakeholders het meest relevant zijn.