De focus van facilitair management ligt in 2023 op de tevredenheid en beleving van locatiegebruikers. De uitdagingen zijn groter en liggen met name in de energiecrisis, de krapte op de arbeidsmarkt en het maximaliseren van de bezetting van panden. Dit blijkt uit het Nationaal Onderzoek Facilitaire Innovatie 2023 van CSU.
Door de krappe arbeidsmarkt willen veel organisaties medewerkers beter binden. Die krapte is tegelijk een uitdaging voor 58% van de facilitair managers. Bijna de helft van de organisaties wil meer facilitaire diensten uitbesteden. De allergrootste uitdaging voor facilitair verantwoordelijken zijn de kostenverhogingen door de oorlog in Oekraïne. Ook voor medewerkers heeft dit effect, 1 op de vijf medewerkers werkt op kantoor om thuis energie te besparen.
Schoonmaakbedrijf CSU voerde het onderzoek voor het vijfde jaar op rij uit. Het onderzoek onder meer dan 100 toonaangevende organisaties in Nederland laat de facilitaire doelen, innovaties en uitdagingen van Facility Management (FM) zien. Het onderzoek is opgebouwd rond vier thema’s: krapte op de arbeidsmarkt, innovatie in duurzaamheid en ondersteuning van thuiswerkers en de Facility Experience (FX). Hierbij is gekeken naar de fysieke, digitale en sociale aspecten die de FX bepalen van gebruikers en bezoekers van een locatie.
Het verbeteren van de tevredenheid en de beleving van locatiegebruikers zijn de hoogste facilitaire prioriteiten. Ook duurzaamheid, de nummer 1 van 2022, blijft een belangrijk aandachtspunt. Vorig jaar was omgaan met de veranderingen als gevolg van Corona nog de grootste uitdaging. Dit thema is nu nauwelijks nog een issue.
Esmée Ficheroux, lid van de Raad van Bestuur van CSU: “Door thuiswerken verandert de gebouwfunctie. Het is belangrijk dat medewerkers het fijn vinden om naar kantoor te komen. Doen ze dat dan zijn ze meer betrokken en verbetert het samenwerkend vermogen van de organisatie. Daarvoor moet facilitair management alles op alles zetten. Ze doen al veel maar er liggen kansen in eigenaarschap. Voor het aantrekken én inspireren van personeel, herinrichten van de (thuis)werkomgeving tot het vinden van nieuwe oplossingen voor energiemanagement en het meetbaar integreren van duurzaamheid in de facilitaire keten. Niet alleen de maatschappelijke druk om duurzamer te werken groeit. Ook (potentiële) werknemers en opdrachtgevers wegen nadrukkelijker mee hoe duurzaam een organisatie is. Er is meer informatie en innovatie nodig om facilitair management duurzamer te maken.
Krapte op de arbeidsmarkt; meer diensten uitbesteed
De krapte op de arbeidsmarkt speelde vorig jaar ook al een rol voor FM, maar we zien hier een stijging aan 42% naar 58%. Men noemt als belangrijkste reden voor het personeelstekort dat de lonen en het arbeidsvoorwaardenpakket niet competitief genoeg zijn. Andere veelgenoemde oorzaak is dat beschikbare kandidaten niet de juiste competenties hebben. Eén dienst springt er duidelijk uit: bijna zestig procent van de organisaties heeft te weinig mensen voor de schoonmaak. Voor catering, technisch beheer en onderhoud, beveiliging, receptie en hospitality ligt dit op ongeveer een kwart van de organisaties.
Om de doelen wel te bereiken gaat 43% van de respondenten meer facilitaire diensten uitbesteden, slechts 9% wil meer zelf doen. Vooral de grotere bedrijven willen juist meer uitbesteden.
Duurzaamheid door meer elektrisch vervoer, laadpalen en zuinigere apparatuur
Duurzaamheid staat op de derde plaats als prioriteit van facilitair verantwoordelijken. In 2023 worden meer initiatieven genomen om facilitair management duurzamer te maken dan in 2022. Met name duurzaam energiemanagement zit in de lift. Het krijgt in 2023 bij 83% van de deelnemers meer prioriteit. Vorig jaar was dat ongeveer 66%. Organisaties gaan vooral inzetten op elektrisch rijden, inclusief het installeren van laadpalen voor auto’s, scooters en fietsen. Dat stond vorig jaar nog laag in de lijst met initiatieven. Ook gaan organisaties net als vorig jaar meer gebruik maken van energiezuinige apparatuur en middelen (bijvoorbeeld LED-verlichting). Beter scheiden van afval staat ook in de top drie van geplande activiteiten. Bijna de helft gaat ook (meer) energie opwekken met zonnepanelen. Vorig jaar was dit 37%.
Mager zesje voor duurzaamheid: beleid, doelen en meetbaarheid ontbreken meestal
Net als vorig jaar staat vitaliteit en gezondheid op de tweede plaats met 64%. Organisaties nemen meer initiatieven voor duurzaam facilitair management dan in 2022. Gemiddeld beoordelen organisaties hun prestaties op het gebied van duurzaam facilitair management met een magere 6,4. Bijna de helft van de respondenten scoort een zes of lager. Bijna 70% van de organisaties meet en analyseert ook nog niet welke impact hun duurzaamheids-initiatieven hebben. Liefst 85% vindt dat datagedreven werken noodzakelijk is om duurzaamheid naar een volgend niveau te brengen. Met ‘environmental intelligence’ zijn daarvoor wel al slimmere oplossingen in te zetten.
Sterke stijging duurzame schoonmaak
Bijna 40% zal zich in 2023 ook richten op duurzame schoonmaak. Dat is een sterke stijging ten opzichte van vorig jaar. Toen wilde maar een kwart van de organisaties hier werk van maken. Voor duurzame schoonmaak zijn harde gegevens nodig over de ecologische impact van onder meer schoonmaakmiddelen, machines en vervoer. Vandaar dat 20% aan de slag gaat met data-analyses voor het meten van milieu-impact.
En het aantal organisaties dat barrières ervaart bij het realiseren van duurzaamheidsdoelstellingen is zelfs gestegen van 63% in 2022 naar 79% in 2023. Hoofdoorzaken zijn dat duurzaamheidsvraagstukken individueel worden opgepakt, er geen concreet beleid is geformuleerd en geen (eind)verantwoordelijken zijn aangewezen.
1 op de vijf medewerkers gaat naar kantoor om energie thuis te besparen
n deze krappe arbeidsmarkt laat FM kansen liggen bij het faciliteren van thuiswerkplekken bijvoorbeeld in ondersteuning van overige diensten als maaltijden, schoonmaak en sportfaciliteiten aan thuiswerkers. Gemiddeld mag 53% van de medewerkers thuiswerken. In vergelijking met vorig jaar is het gemiddeld aantal dagen thuiswerken gedaald van 2,6 naar 2 dagen. Ook hier speelt de energiecrisis al mee, 1 op de vijf medewerkers gaat naar kantoor om thuis energie te besparen. De belangrijkste gevolgen van thuiswerken zijn dat de betrokkenheid bij de organisatie afneemt en er minder wordt samengewerkt tussen afdelingen en medewerkers. Meest verzorgde faciliteiten voor thuiswerkers zijn een ergonomische werkplek (bureau, stoel, etc.) de juiste apparatuur (laptop, printer, etc.) en software om vanuit huis te kunnen werken. Slechts 22% van de organisaties meet hoe thuiswerkers hun thuiswerkomgeving beleven. Over vijf jaar verwachten de respondenten dat medewerkers liever naar kantoor komen om te socializen dan om samen te werken of te vergaderen.
Facility Experience (FX) kan beter, 13% geeft zichzelf zelfs onvoldoende
Om een goed beeld te krijgen van de Facility Experience ging het onderzoek in op zowel de fysieke, technologische en sociale beleving als de ondersteunende facilitaire processen. Facilitair managers beoordelen de totale facilitaire beleving in hun gebouwen gemiddeld met een 6,9. Dat cijfer is vrijwel gelijk aan dat van vorig jaar. Slechts 27% geeft een 8 of hoger voor FX, 24% is nog niet tevreden en scoort een 6 of lager. Van deze groep geeft 13% de eigen prestaties zelfs een onvoldoende.
Opvallend is dat de fysieke beleving een vrij lage score krijgt hoewel dit een hoge bijdrage levert aan de totale FX. Men focust vooral op de sociale omgeving, terwijl
deze een lage bijdrage levert. Om de fysieke beleving te maximaliseren zijn vooral de inrichting en indeling van ruimten van belang. Om de sociale beleving te optimaliseren legt de facilitair verantwoordelijke de meeste focus op het faciliteren van betere samenwerking en communicatie om gezamenlijk doelen te behalen. Ook scoort hoog het stimuleren van de sociale verbondenheid door focus te leggen op het onderhouden van relaties. De digitale beleving is gebaat bij tools voor spacemanagement (vrije ruimtes vinden) en sensoring (voor klimaatbeheersing en verlichting).
Organisaties kunnen nog steeds meedoen aan het onderzoek en hun resultaten koppelen aan vakgenoten op www.csu.nl/onderzoek.
Foto: Overhandiging onderzoeksrapport tijdens de CSU Innovatie Boost aan Michel Tobé (voorzitter FMN) door Diane van Dijk (Commercieel Directeur CSU)
