Ondernemers uit deze regio kunnen zich aanmelden om voor deze prijs in aanmerking te komen. Uitgangspunt daarbij is dat het bedrijf of de organisatie zich op het gebied van duurzaam ondernemen op een positieve manier onderscheidt. Dit kan zijn op het terrein van huisvesting van de onderneming, de wijze waarop het productieproces is ingericht of door het product/dienstverlening dat wordt aangeboden. Voorwaarde is ook dat de hoofdvestiging van de onderneming in Apeldoorn, dan wel directe omgeving is.
Deelnemende bedrijven krijgen de ruimte om zich op de website www.ondernemersavond.nl te presenteren middels een foto, korte beschrijving van de onderneming en de manier waarop het bedrijf zich denkt te onderscheiden op het gebied van duurzaamheid. Bij deze presentatie kan een link worden geplaatst naar de eigen website.
Aanmelden kan tot 10 maart door een mail te sturen naar: communicatie@apeldoorn.rabobank.nl. Inzendingen worden beoordeeld door een nominatiecommissie bestaande uit vertegenwoordigers binnen het bedrijfsleven, de gemeente Apeldoorn en de Rabobank. Daarnaast wordt de keuze mede bepaald door de voorkeur die de bezoekers aan de site kenbaar maken. Tot 15 maart wordt deze voorkeur geregistreerd.
Uiteindelijk worden drie bedrijven voor de prijs genomineerd. Deze bedrijven mogen zich op 8 april in Orpheus presenteren. Het aanwezige publiek bepaalt dan uiteindelijk via een sms-stemming de winnaar van de duurzaamheidprijs 2008.