NEN-ISO 14063 beschrijft milieucommunicatie als een systematisch gepland proces en laat alle facetten in hun onderlinge samenhang zien. De uit ISO 14001 bekende Plan-Do-Check-Act-cyclus is daarin goed te herkennen. Maar daarmee is NEN-ISO 14063 beslist niet een ‘kale’ procedureel georiënteerde richtlijn. Door allerlei practical help boxes en voorbeelden uit de praktijk worden voldoende handvatten geboden om met milieucommunicatie aan de slag te gaan.

Het belang van milieucommunicatie
Er wordt in NEN-ISO 14063 duidelijk aangegeven waarom het belangrijk is goed na te denken over milieucommunicatie en dat niet aan het toeval over te laten. Zo wordt er een voorbeeld gegeven van een bedrijf dat overging op het toepassen van een nieuwe (gevaarlijke?) secundaire brandstof. Er was helemaal geen rekening gehouden met mogelijke negatieve reacties uit de omgeving en dus niet geïnvesteerd in communicatie en overleg. Het gevolg was dat een jarenlange goede verstandhouding met de naaste omgeving in enkele dagen teniet werd gedaan en het jaren duurde voordat het vertrouwen was hersteld. Het bedrijf heeft nu een klankbordgroep van omwonenden ingesteld, waarmee regelmatig wordt overlegd over de milieuontwikkelingen en voorgenomen activiteiten.

Een ander voorbeeld is de communicatie in het geval zich een calamiteit voordoet: het is belangrijk van tevoren te bedenken hoe je dan als bedrijf informatie verschaft aan de omgeving. Het zou eigenlijk een logisch onderdeel moeten zijn van de voorbereiding op noodsituaties die wordt vereist in paragraaf 4.4.7 van ISO 14001. Ook voor deze situatie geeft NEN-ISO 14063 aandachtspunten voor zowel de planning als praktische uitvoering.

Communicatiemethoden
Het aardigste gedeelte van NEN-ISO 14063 zijn enkele tabellen waarin verschillende communicatiemethoden (schriftelijk, mondeling en overig) naast elkaar worden gezet, waarbij wordt aangegeven wat de sterke en zwakke kanten zijn en waar je aan moet denken als je ze toepast. Bijvoorbeeld het welbekende milieu- of duurzaamheidsverslag. Een sterkte is bijvoorbeeld de mogelijkheid om onderwerpen diepgaand te behandelen, wat bijdraagt aan betrouwbaarheid en volledigheid. Een zwakte kan bijvoorbeeld zijn dat het een grote inspanning vraagt en niet zo gemakkelijk (tussentijds) te updaten is. Als aandachtspunt komt naar voren dat het niet alleen over de successen moet gaan, maar ook over ondervonden moeilijkheden en mindere milieuprestaties. Ook zouden bij voorkeur geschikte rapportagerichtlijnen en indicatoren moeten worden gevolgd. Inmiddels blijkt dat veel bedrijven in dit verband gebruikmaken van de GRI-richtlijnen voor duurzaamheidsverslaglegging.