Uit onderzoek van de coalitie Anders Reizen en Royal HaskoningDHV blijkt dat de beste kans op behoud van thuis- en flexibel werken een mix is van de juiste spelregels, faciliteiten, organisatiecultuur en motivatie. Door deze af te stemmen op de verschillende rollen en verantwoordelijkheden in een organisatie, vergroot de kans op succesvolle gedragsverandering. De coalitie van ruim 50 grote bedrijven die streeft naar halvering van haar CO2-uitstoot door het zakelijke verkeer in 2030, wil tijd- en plaatsonafhankelijk werken borgen in de manier van werken binnen organisaties De adviezen uit het onderzoek zijn verwerkt in een infographic.
Heel veel Nederlanders hebben de afgelopen maanden thuisgewerkt en online vergaderd. De resultaten werden direct zichtbaar: nauwelijks files, schonere lucht, kostenbesparing en efficiency. Goed voor de werkgever, de werknemer en het milieu. “Om deze manier van werken vast te houden moet er iets gebeuren in de interne werkstructuren bij organisaties”, zegt Hugo Houppermans, directeur van de coalitie. “Denk aan het maken van afspraken over activiteiten die thuis en op kantoor plaatsvinden, zoals werken doe je thuis, ontmoeten op kantoor, en sturen op resultaten in plaats van aanwezigheid. Ook het herzien van financiële vergoedingen voor reis- en werkkosten horen daarbij.”
Aanpassing werkstructuren
De werkstructuur moet ondersteunend zijn aan ander reis- en werkgedrag. Bijvoorbeeld in aangepast beleid voor parkeerplaatsen, werk- en vergaderplekken, deelauto’s en het OV. Op die manier kan het reisgedrag blijvend veranderen. Om tijd- en plaatsonafhankelijk werken écht te laten werken, is het belangrijk inzicht te krijgen waarom medewerkers voor de crisis bepaald gedrag vertoonden. “Veel medewerkers reizen in de spits omdat ze het gevoel hebben op een bepaalde tijd fysiek aanwezig te moeten zijn op kantoor, bijvoorbeeld voor een vergadering omdat er anders geen werkplekken meer vrij zijn of omdat hun leidinggevende dat verwacht”, zegt Anne Marthe Jalvingh, werkzaam als Adviseur Mobiliteit en Gedrag bij adviesbureau Royal HaskoningDHV en betrokken bij het onderzoek. “Dat was heel gebruikelijk, maar verandering hierin is essentieel om CO2-uitstoot te verminderen en de bereikbaarheid te verbeteren. Daarnaast hebben mensen tijdens de crisis persoonlijke voordelen ervaren door thuiswerken: we weten dat het anders kan”.
Herinrichting kantoor
Tijd- en plaatsonafhankelijk werken houdt ook de herinrichting van de kantooromgeving in. Veel bedrijven binnen Anders Reizen willen hun kantoren inrichten op ontmoeten en activiteitgericht werken. Zij kiezen voor werkplekken die ingericht zijn op samenwerken in plaats van ouderwetse werkplekken die langduriger bezet worden en onnodig verblijf op kantoor uitlokken. Een ander belangrijk onderdeel voor gedragsverandering is de organisatiecultuur. Bij meer tijd- en plaatsonafhankelijk werken verandert de sociale norm. Bij VodafoneZiggo maken teams bijvoorbeeld gezamenlijk afspraken in relatie tot resultaat, werkproces en de samenwerking daaromheen. Leidinggevenden moeten het vertrouwen hebben dat er ook buiten kantoor goed gepresteerd wordt.
Infographic, toolkit voor werkgevers en werknemers
Aan de hand van de onderzoeksresultaten, heeft de coalitie een infographic ontwikkeld, waarmee werkgevers eigen beleid kunnen opstellen voor effectief tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Daarin zitten ook praktische adviezen voor werknemers. De infographic is ingedeeld naar thema’s en naar de diverse rollen in de organisatie. Door in te spelen op de verantwoordelijkheden die passen bij de verschillende rollen en managementniveaus, biedt de infographic duidelijke handvatten om mee aan de slag te gaan.
Download de infographic.
