Deze maand worden de resultaten van een onderzoek gepubliceerd naar de betrouwbaarheid van milieurapportage in relatie met ISO 14001. Het onderzoek is uitgevoerd door het Van Limperg Instituut en het Wetenschappelijk Instituut voor Milieumanagement (WIM).

In het meer financieel gerichte Interne Controle-systeem wordt aandacht besteed aan effectiviteit en efficiency van activiteiten, maar de nadruk ligt op betrouwbaarheid van informatie. Internal Control wordt door de -Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission’ (COSO) gedefinieerd als een proces dat wordt geëffectueerd door de directie, het management en overig personeel en is ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de doelstellingen in de volgende categorieën worden gehaald: effectiviteit en efficiency van de ondernemingsactiviteiten, betrouwbaarheid van de financiële informatie en naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Beveiliging van activa tegen ongeautoriseerd gebruik is impliciet begrepen in deze doelstellingen. Door COSO is een rapport geschreven, waarin een raamwerk wordt gegeven voor een IC-systeem. Hoewel het rapport is geschreven vanuit een financiële invalshoek lijken de inzichten uit het rapport gezien de brede opzet mede
toepasbaar voor andere onderdelen van het managementsysteem.

In het onderzoek stond het milieuzorgsysteem centraal. Het onderzoek had als doelstelling het op basis van een verkennende case study inzicht te verkrijgen in:

De relaties tussen het raamwerk voor Internal Control (COSO) en door ISO opgestelde norm voor een
milieuzorgsysteem ( ISO 14001) – een theoretische beschouwing;

De relaties tussen het raamwerk voor Internal Control (COSO) en een milieuzorgsysteem, dat is opgezet volgens ISO 14001 in de praktijk – een praktische toepassing.

Met het praktijkonderzoek werd antwoord gezocht op de volgende vragen:

Welke verwachtingen hebben stakeholders van een bedrijf over het MZS en in welke informatiebehoefte resulteert dit?

Hoe wordt, tegen de achtergrond van deze verwachtingen, IC en kwaliteitswaarborging van informatie toegepast binnen het MZS?

In hoeverre sluit een MZS aan op de verwachtingen van stakeholders?

Wat zijn naar aanleiding van de uitkomsten van bovenstaande vragen de gewenste thema’s voor voortgaand onderzoek?

De studie is een pilot. Naar aanleiding van dit onderzoek wordt aangeven welke relaties tussen het MZS en de IC nadere bestudering behoeven. Op basis van een bij Akzo Nobel locatie Hengelo uitgevoerde case study is de relatie tussen het milieuzorgsysteem (conform ISO 14001) en internal control (conform COSO) in kaart gebracht. De case study bestaat uit een beknopte stakeholderanalyse en een beschrijving van het MZS op basis van interviews en het doornemen van documentatie.

Uit de stakeholderanalyse blijkt dat tegen de achtergrond van de verwachtingen ten aanzien van het MZS er een noodzaak is voor Interne Controle (IC) in dit beheersysteem.

Technische maatregelen, zoals het kalibreren van meetapparatuur en procedures voor registraties zoals omschreven in ISO 14001 blijken als niet toereikend te worden ervaren. Binnen het onderzochte bedrijf is reeds een aanvang gemaakt met de implementatie van interne controlemaatregelen gericht op betrouwbare informatie-verzorging. De verwachting is dat naarmate intern meer behoefte ontstaat aan betrouwbare milieu-informatie de organisatie bereid zal zijn meer aandacht te besteden aan interne controlemaatregelen.

Er wordt geconcludeerd dat het MZS met IC-maatregelen zoals die door ISO 14001 worden voorgeschreven niet voldoet aan de verwachtingen van stakeholders. Hoewel ISO 14001 eisen stelt aan meten en registreren, geeft een bedrijf hier zelf specifieke invulling aan. Binnen het bedrijf blijkt dan ook ondanks de ISO 14001 certificering behoefte te bestaan het proces van milieu-informatieverzorging verder te ontwikkelen. Bij de verdere ontwikkeling van dit proces dient rekening te worden gehouden met de wensen van interne en externe stakeholders.