Laten we eerlijk zijn: rapporteren onder de CSRD vereist dat de huidige structuur van de meeste jaarverslagen verandert (in sommige gevallen drastisch).
Waarom? ESRS vereist een apart gedeelte in uw jaarverslag voor ESG-informatie, de zogenaamde duurzaamheidsverklaringen, die moeten worden gestructureerd in vier delen: Algemeen, Milieu, Sociaal en Governance. Voor eerste keer rapporteurs is dit iets gemakkelijker, omdat ze met een schone lei kunnen beginnen en de vereiste structuur van ESRS kunnen volgen. Bedrijven die al jaren rapporteren, moeten waarschijnlijk hun huidige opzet aanzienlijk herstructureren.
Hoe kan je ervoor zorgen dat je verhaallijn behouden blijft, met al deze rapportagevereisten van ESRS?
We hebben hier de laatste tijd veel aan gewerkt. Veel van onze klanten komen specifiek met deze vraag naar ons, omdat de tijd dringt voor de eerste officieel CSRD-conforme rapporten. Terwijl we aan deze projecten werkten, proberen we een visueel aantrekkelijk, verhaallijn-georiënteerd en CSRD-conform jaarverslag voor onze klanten te creëren. Hierbij kwamen we een paar belangrijke stappen tegen die we graag willen delen:
1. Laat je inspireren
Het (voor de hand liggende) startpunt is om te kijken naar wat ESRS vereist. Vervolgens raden we aan om een aantal goede praktijkrapporten te bekijken: hoe structureren zij het rapport, wat staat waar, hoe ziet het ontwerp eruit, hoe voldoen ze aan de vereisten? Scroll erdoorheen en zie wat je wel en niet bevalt.
Enkele goede voorbeelden zijn Orsted, Arla, Akzo Nobel, Scan Global Logistics en BAM.
| Orsted | Structuur is afgestemd op ESRS, duidelijke visuals, goede presentatie van impact, risico’s en kansen, ESRS 2 IRO-2 tabel (verwijzingen naar rapportagevereisten) en Appendix B tabel (EU-datapunten). |
| Arla | Visueel aantrekkelijk, met een onderscheid tussen “leuk om te lezen” tekst (witte achtergrond) en “andere ESRS-vereisten” (grijze achtergrond), voortgangstabel voor ESRS-rapportagevereisten (niet verplicht, maar interessant om de voortgang voor elke rapportagevereiste te zien en hoe ze dit communiceren). |
| AkzoNobel | Ze hebben echt geprobeerd de CSRD-structuur te integreren: de koppen verwijzen naar de ESRS-rapportagevereisten zodat je meteen kunt zien waar het hoofdstuk/paragraaf over gaat. |
| Scan Global Logistics | Let op – dit is een duurzaamheidsverslag, geen jaarverslag. Het biedt echter enige inspiratie voor de duurzaamheidsverklaringen. Vooral de presentatie van de impact, risico’s en kansen is goed, en ze verwijzen in hun verslag naar de relevante ESRS-rapportagevereisten zodat je kunt zien welke rapportagevereiste een bepaalde paragraaf dekt. |
| BAM | Voorbeeld van een meer geïntegreerde structuur, waarbij het grootste deel van de verhaallijn in hoofdstuk 3 staat en andere vereiste informatie in hoofdstuk 6 te vinden is. |
2. Maak een high-level overzicht van het hergestructureerde rapport
Kijk naar de huidige structuur. Wat is al goed en welke onderdelen moeten worden aangepast? Zijn dit grote veranderingen of snelle verbeteringen? Welke ESRS-verplichte informatie wil je opnemen door verwijzing (wat betekent dat de informatie in het managementoverzicht komt) en wat wordt verplaatst naar de duurzaamheidsverklaringen? Het eerst maken van dit overzicht op hoog niveau van welke informatie waar naartoe gaat, gebaseerd op zowel de huidige opzet als de inspiratie die je heeft opgedaan in punt 1, zal je later in het proces helpen.
3. Brainstormsessies: visuals, tabellen en symbolen
Waar wil je visuals opnemen? Welke informatie wil je met deze visuals overbrengen? Je kunt denken aan visuals voor de waardeketen, de strategische pijlers, voortgangstabellen, IRO-tabellen, enz. Daarnaast: waar kun je symbolen gebruiken om informatie makkelijker over te brengen? Je kunt bijvoorbeeld symbolen opnemen voor waar in de waardeketen een bepaalde impact plaatsvindt (zie het voorbeeld van Enel hieronder).
4. Begin met een of twee thematische standaarden en werk vanaf daar verder
Zodra je je structuur op high-level hebt, kun je beginnen met een of twee thematische standaarden. Bijvoorbeeld, hoe zou het E1 – Klimaatveranderingshoofdstuk eruitzien? Hoe kun je ervoor zorgen dat aan alle rapportagevereisten voldaan wordt? Je hoeft nog geen inhoud op te nemen, denk gewoon na over de structuur en de koppen. Waar kun je visuals toevoegen? Hoe gaat je de statistieken openbaar maken? Hoe gaat je de minimale openbaarmakingsvereisten opnemen? Probeer een of twee thematische standaarden, bij voorkeur een milieugerelateerde en een sociale, zo compleet mogelijk te maken. Zodra jullie het intern eens zijn over deze structuur, kun je deze vertalen naar de andere thematische standaarden.
Het is goed om hierbij te benoemen dat het waarschijnlijk is dat niet alle thematische standaarden exact dezelfde structuur zullen volgen, aangezien de rapportagevereisten per thematische standaard verschillen. Echter, beginnen met het echt doordenken van de structuur voor één, zal helpen met de anderen.
Op maat gemaakte aanpak
Tot slot, we zien dat deze herstructurering echt een op maat gemaakte aanpak vereist. We hebben enkele goede voorbeelden genoemd, maar we ervaren ook dat het combineren van deze goede praktijken met het eigen verhaal van het bedrijf en de huidige structuur tot iets nog beters echt de sleutel is.
Sandra Schep, Consultant Sustainability Strategy & Reporting bij 2Impact