De Europese regelgeving rondom duurzaamheidsverslaglegging wordt steeds strenger. Digitale innovaties kunnen helpen bij het beheren en rapporteren van ESG-gerelateerde gegevens, waardoor bedrijven transparanter kunnen zijn over hun governance en hun impact op milieu en maatschappij. Albert Plugge is hoogleraar ESG Transformation & Digital Innovation aan Nyenrode Business Universiteit en verbonden aan het ESG Innovation Institute. Plugge legt uit hoe bestuurders deze transformatie kunnen aanpakken. “ESG-data (Environment, Social en Governance) raken alle haarvaten van je organisatie en daarnaast ben je verplicht om naar de hele keten te kijken. Je hebt dus ook data nodig van samenwerkingspartners, zoals leveranciers. Dit is een hoop werk, waarvoor digitalisering een oplossing kan bieden. Tegelijkertijd is dat voor veel bedrijven juist de grootste uitdaging”, legt Plugge uit.
Drie stappen
Volgens Plugge zijn drie stappen van belang als het gaat om het inzetten van digitale innovaties voor ESG-doeleinden. “Allereerst moet je de businessstrategie voor ESG, onder andere met behulp van een ‘double materiality’ assessment, vertalen naar een IT-strategie en beleid. Dat kan betekenen dat de CFO en de CIO de KPI’s met betrekking tot ESG vertalen naar ondersteunende IT-systemen, applicaties en platformen, zowel binnen de organisatie als van ketenpartners. Daarna volgt de impactanalyse, waarbij de IT-afdeling vanuit een ESG-rapportagebehoefte in kaart brengt welke ESG-data moeten worden verzameld, verrijkt en beoordeeld op compleetheid en juistheid. Een voorbeeld is het beoordelen van energieverbruik in kantoren, waarbij data van zowel de afdeling Facilitaire zaken, als van energieleveranciers nodig is. De laatste stap bestaat uit het rapporteren van de ESG-data. Het toepassen van digitale dashboards geeft de CIO de mogelijkheid de status van de ESG-KPI’s continu te presenteren aan de directie. Het doorlopen van deze stappen voorkomt handmatige acties, wat de menselijke inspanning en kans op fouten vermindert.”
Multidisciplinair vraagstuk
Duurzaamheidsverslaglegging is volgens Plugge een multidisciplinair vraagstuk. “Het vertalen van Europese wetgeving naar technische oplossingen vraagt om expertise in wet- en regelgeving, en kennis vanuit verschillende afdelingen, zoals financiën, HR, facilitaire zaken, inkoop en IT. Het is belangrijk om gezamenlijk vast te leggen welke data je nodig hebt en wie hiervoor verantwoordelijk is. Een voorbeeld is een bouwonderneming in Nederland die duurzaamheidsdoelen vertaalt in acties en verantwoordelijkheden van ESG-data voor verschillende interne afdelingen en ketenpartners. Een centraal team coördineert welke ESG-data door welke partij (intern en/of extern) moeten worden aangeleverd. Daarnaast bewaakt dit centrale team de samenhang tussen bedrijfsprocessen omdat afdelingen onderling van elkaar afhankelijk zijn als het gaat om het aanleveren en verrijken van ESG-data. Een voorbeeld is het rapporteren over CO2-emissies (scope 3) waarbij de afdelingen Supply Chain Management en Finance & Accounting onderling ESG-data uitwisselen en afstemmen.” Plugge verwacht dat de benodigde informatie die nodig is voor duurzaamheidsverslaglegging voorlopig uit bestaande IT-systemen zal komen, of een koppeling daarvan. “Ik denk wel dat er op termijn meer digitale platforms zullen komen die standaard ESG-data als een dienst gaan aanbieden. Organisaties hoeven dan niet meer zelf het wiel uit te vinden.”
Tips
Plugge pleit ervoor om ketenpartners actief te betrekken bij het ontwikkelen van een businessstrategie op de lange termijn. “Je moet je realiseren dat de CSRD geldt voor grotere bedrijven. Ketenpartners vormen een essentiële schakel omdat die vanuit een verplichting relevante gegevens moeten aanleveren. Dat kost tijd en inspanning. Vanuit het principe van wederkerigheid kan een bedrijf hun partners helpen om bijvoorbeeld toegang te krijgen tot nieuwe markten.” Een tweede advies is om voor de doelgroepen binnen je eigen organisatie persona’s te ontwikkelen die de kenmerken van een doelgroep vertegenwoordigen. Daarbij kun je denken aan afdelingen als HR of Facilitaire zaken.
“Voor iedere persona leg je vast welke relevante ESG-data die persona moet gebruiken en/of aanleveren. Dit voorkomt dubbel werk als het gaat over het verzamelen en/of beschikbaar stellen van ESG-data.” Plugge adviseert ook om een center of excellence in te richten, dat bestaat uit een specialistisch team waarin de benodigde expertise uit de organisatie vertegenwoordigd is. Door dit team verantwoordelijk te maken voor een organisatiebrede ESG-impactanalyse en aansturing van verschillende afdelingen en ketenpartners, kun je operationele risico’s terugdringen. Een laatste belangrijke aanbeveling van Plugge is om de organisatie als een ecosysteem te benaderen. Net zoals planten en dieren in de natuur samenwerken en elkaar beïnvloeden, geldt dat ook voor mensen en afdelingen. “Dat betekent dat een directie moet faciliteren dat collega’s eenvoudig ESG-data kunnen uitwisselen. Dit creëert flexibiliteit om in te spelen op veranderende behoeften en ontwikkelingen. Hierdoor kan een organisatie snel en slagvaardig opereren.”