Hybride werken heeft een vlucht genomen na en dankzij coronatijd. Mensen ontdekten dat thuis werken echt best goed ging en wilde eigenlijk niet meer elke dag naar kantoor. Dat is ook een duurzamere manier van werken, want als iedereen niet meer elke dag in de auto stapt, levert dat een stuk minder uitstoot op. Hybride werken wordt goed gefaciliteerd door softwareoplossingen zoals Microsoft Teams. We bespreken vijf handige apps voor op afstand samenwerken in Microsoft Teams.
Teams Telefonie
Bij Microsoft Teams denken velen van ons aan videobelvergaderingen, en dat is dan ook een belangrijke functie binnen Teams. Maar wist je dat tegenwoordig ook met je vaste telefoon aan zo’n Teams-vergadering kunt deelnemen? Dat kan met behulp van Teams Telefonie. Dat maakt het bijvoorbeeld makkelijker om toegevoegd te worden aan vergadering als je onderweg bent, zodat je toch kunt deelnemen.
OneNote
Velen hebben wel van OneNote gehoord, maar niet iedereen heeft er al eens gebruik van gemaakt. Deze app kan in Teams gekoppeld worden als digitaal notitieblok. Deze kun je voor elk team aanmaken. Dat is handig, want zo kun je notulen bijhouden van een online vergadering die door iedereen ingezien én bijgehouden kunnen worden. Dat maakt het handiger om interactief te notuleren en de notulen te communiceren met het hele team.
Microsoft Planner en To Do
Waar gewerkt wordt, zijn taken die vervuld moeten worden. Werk je in een team, dan moeten die taken verdeeld worden en over de voortgang daarvan gecommuniceerd worden. Gelukkig is er Microsoft Planner en To Do. Hiermee kun je op een eenvoudige manier taken toewijzen aan teamleden. Het zorgt voor overzicht over welke taken er zijn, welke gedaan zijn en welke nog uitgevoerd moeten worden. Een alternatieve app om te overwegen is overigens Milestones, waarmee je ook overzicht kunt houden over projectwerkzaamheden en de mijlpalen die al behaald zijn of nog behaald moeten worden.
Kanaalkalender
Een kanaalkalender is een agenda in Microsoft Teams. Mogelijk heb je al een zakelijke agenda in Outlook, maar het goede nieuws is dat de apps gekoppeld zijn en je dezelfde agenda dus ook kunt terugvinden in Teams. Sterker nog: je agenda is aan alle Teams-applicaties gekoppeld. Hieraan kun je uiteraard zaken toevoegen. Ook de zaken die je in Exchange ingevoerd hebt, kun je hier overigens terugvinden.
Teams Whiteboard
Mis je bij online vergaderingen een flipover of whiteboard? Dat is nergens voor nodig, want je hebt Teams Whiteboard! Deze app bevat alle functies die je nodig hebt om een echt whiteboard na te bootsen. Zo kun je je vergadering naar een hoger niveau tillen door er een digitaal canvas bij te hebben. Hierop kunnen ideeën geplaatst worden of kan belangrijke informatie genoteerd worden. Ideaal voor een brainstormsessie!
Voor ondernemers komt bovenstaande van pas wanneer ze als zzp’er ingehuurd worden en zich bij een team moeten aansluiten. Maar natuurlijk ook als je personeel of klanten hebt waarmee je op afstand wilt kunnen vergaderen en samen ergens aan wilt kunnen werken. Niet iedere baas is even blij met het concept van hybride werken en medewerkers die daar graag gebruik van willen maken. Maar dat is de tijd zoals hij nu is. Doe je er niet aan mee, dan diskwalificeer je jezelf. Gelukkig zijn er handige oplossingen zoals Microsoft Teams om het acceptabel te maken!